Telefonnummer einrichten
Verbinden Sie eine Telefonnummer mit Ihrem KI-Agenten, um Anrufe entgegenzunehmen.
Was Sie erreichen werden
Nach dieser Anleitung:
- Haben Sie eine eigene Telefonnummer
- Ist Ihr Agent über diese Nummer erreichbar
- Werden eingehende Anrufe automatisch beantwortet
Voraussetzungen
- Ein erstellter Agent (siehe Agent erstellen)
Schritt 1: Nummern-Übersicht öffnen
- Melden Sie sich im Dashboard an
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Telefonnummern
Hier sehen Sie alle Ihre Telefonnummern in einer Tabelle mit:
- Telefonnummer - Die Nummer im Format +49 XX XXXX XXXX
- Qualität - HD oder Standard
- Agent - Der zugewiesene Agent (oder “Nicht zugewiesen”)
- Status - Offen oder Gesperrt (erscheint, sobald ein Agent zugewiesen ist)
- Aktualisiert - Letztes Änderungsdatum
Schritt 2: Neue Nummer kaufen
- Klicken Sie auf Neue Nummer (oder Nummer kaufen)
- Ein Modal zeigt verfügbare Nummern aus Ihrer Region
- Die Vorwahl basiert auf Ihren Organisationseinstellungen (z.B. +4969 für Frankfurt)
- Wählen Sie eine Nummer aus der Liste
- Klicken Sie auf Hinzufügen (bei inkludierten Nummern) oder Kaufen
Tipp: Ihr Tarif enthält eine bestimmte Anzahl inkludierter Nummern. Zusätzliche Nummern werden monatlich berechnet.
Schritt 3: Agent zuweisen
Die Agent-Zuweisung erfolgt direkt in der Tabelle:
- Finden Sie Ihre neue Nummer in der Liste
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Spalte Agent
- Wählen Sie den gewünschten Agenten aus
- Die Zuweisung wird automatisch gespeichert
Ab sofort nimmt der Agent alle Anrufe auf dieser Nummer entgegen.
Schritt 4: Testen
- Rufen Sie die Nummer von einem anderen Telefon an
- Warten Sie auf die Begrüßung des Agenten
- Führen Sie ein kurzes Testgespräch
Checkliste:
- Agent nimmt ab
- Begrüßung ist korrekt
- Agent versteht Ihre Fragen
- Stimme klingt gut
Nummer sperren
Sperren Sie eine Nummer, um versehentliche Änderungen zu verhindern:
- Klicken Sie auf den Status der Nummer (Offen/Gesperrt)
- Der Status wechselt zwischen:
- Offen - Agent kann geändert werden
- Gesperrt - Keine Änderungen möglich
Hinweis: Eine gesperrte Nummer kann nicht gelöscht werden und der Agent kann nicht geändert werden. Entsperren Sie die Nummer zuerst.
Nummern-Status: aktiv und inaktiv
Neben dem Sperrstatus (Offen/Gesperrt) hat jede Nummer einen Aktivitätsstatus, der bestimmt, ob sie erreichbar ist:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Die Nummer ist erreichbar und erscheint in der Übersicht |
| Inaktiv | Die Nummer ist vorübergehend abgeschaltet und wird in der Übersicht nicht angezeigt |
Eine Nummer wird inaktiv geschaltet, wenn eine zugehörige Rechnung überfällig ist. Wichtig zu wissen:
- Die Nummer wird nicht gelöscht - sie bleibt Ihrer Organisation zugeordnet
- Der zugewiesene Agent und alle Einstellungen bleiben erhalten
- Nach Ausgleich der offenen Rechnung kann die Nummer reaktiviert werden
Wenn eine Ihrer Nummern aus der Übersicht verschwunden ist, prüfen Sie zuerst Ihre offenen Rechnungen und wenden Sie sich dann an support@dalvon.ai, um die Reaktivierung anzustoßen.
Parallele Anrufe
Pro Organisation gilt ein Limit für gleichzeitig laufende Anrufe. Das Limit hängt von Ihrem Paket ab. Rufen mehr Personen gleichzeitig an, als das Limit erlaubt, erhalten zusätzliche Anrufer ein Besetztzeichen.
Für den normalen Betrieb reicht das Standard-Limit in der Regel aus. Planen Sie hohes Anrufaufkommen - etwa eine Hotline mit Spitzenlast zu bestimmten Tageszeiten oder die Umstellung von einem Pilotbetrieb auf den Vollbetrieb - lassen Sie das Limit vor der Hochskalierung vom Support bestätigen oder erhöhen.
Tipp: Schreiben Sie an support@dalvon.ai, wie viele gleichzeitige Anrufe Sie ab wann erwarten. So ist das Limit rechtzeitig passend eingestellt.
Für ausgehende Anrufe in Kampagnen stellen Sie die parallelen Anrufe separat ein - siehe Anrufeinstellungen und Wiederholungen.
Agent ändern oder entfernen
Anderen Agenten zuweisen
- Stellen Sie sicher, dass die Nummer nicht gesperrt ist
- Wählen Sie im Dropdown einen anderen Agenten
Nummer freigeben (Agent entfernen)
- Wählen Sie im Dropdown Nicht zugewiesen
- Die Nummer ist wieder verfügbar
Nummer löschen
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der Nummer
- Wählen Sie Löschen
- Bestätigen Sie im Dialog
Wichtig: Sie können Ihre letzte Nummer nicht löschen. Gesperrte Nummern müssen erst entsperrt werden.
Details zum Löschen und zum Übertragen einer Nummer an andere Nutzer finden Sie unter Nummer übertragen und löschen.
Mehrere Nummern, ein Agent
Ein Agent kann mit mehreren Nummern verbunden werden:
+49 69 123456 → Agent "Kundenservice"
+49 800 123456 → Agent "Kundenservice"
Alle Nummern nutzen denselben Agenten mit identischem Verhalten.
Filter und Suche
Nutzen Sie die Filter oberhalb der Tabelle:
- Suche - Durchsuchen Sie Nummern und Agent-Namen
- Alle / In Nutzung / Nicht in Nutzung - Filtern nach Zuweisung
- Alle / Gesperrt / Nicht Gesperrt - Filtern nach Status
Fehlerbehebung
Nummer nimmt nicht ab
- Prüfen Sie, ob ein Agent zugewiesen ist
- Prüfen Sie die hinterlegten Geschäftszeiten und Feiertage
- Kontaktieren Sie den Support bei anhaltenden Problemen
Nummer ist aus der Übersicht verschwunden
- Die Nummer wurde vermutlich wegen einer überfälligen Rechnung inaktiv geschaltet - sie ist nicht gelöscht
- Prüfen Sie Ihre offenen Rechnungen
- Kontaktieren Sie support@dalvon.ai für die Reaktivierung
Agent kann nicht geändert werden
- Prüfen Sie, ob die Nummer gesperrt ist
- Entsperren Sie die Nummer durch Klick auf den Status
Agent antwortet nicht korrekt
- Prüfen Sie den Prompt des Agenten
- Testen Sie den Agenten in der Vorschau
- Siehe Agent erstellen
Nächste Schritte
- Bestehende Nummer zu dalvon umleiten - Anrufe auf Ihr Handy umleiten
- Weiterleitung - Agent leitet Anrufe an Mitarbeiter weiter
- Nummer übertragen und löschen - Nummern freigeben oder weitergeben
- Auswertung - Anrufstatistiken einsehen