Geschäftszeiten und Feiertage
Mit Geschäftszeiten legen Sie fest, wann Ihr Unternehmen erreichbar ist — Ihr KI-Agent richtet danach seine Weiterleitungen und seine Aussagen gegenüber Anrufern aus.
Was Sie erreichen werden
- Sie verstehen, was Geschäftszeiten steuern — und was nicht
- Sie kennen die drei Konfigurationsebenen und ihre Rangfolge
- Sie hinterlegen Feiertage automatisch nach Bundesland
- Sie planen Brückentage und Betriebsurlaub als Schließtage
- Sie vermeiden den häufigsten Konfigurationsfehler (“aktiviert, aber leer”)
Voraussetzungen
- Ein erstellter Agent (siehe Agent erstellen)
- Für Weiterleitungen: mindestens ein Kontakt (siehe Anrufe an Mitarbeiter weiterleiten)
Konzept: Der Agent ist immer erreichbar
Wichtig zu verstehen: Geschäftszeiten schalten Ihren Agenten nicht ab. Der Agent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen — auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Die Geschäftszeiten steuern stattdessen, was während des Gesprächs passiert:
| Innerhalb der Geschäftszeiten | Außerhalb der Geschäftszeiten |
|---|---|
| Weiterleitung an Mitarbeiter möglich | Keine Weiterleitung — der Agent nimmt stattdessen das Anliegen auf |
| Agent behandelt das Unternehmen als geöffnet | Agent informiert den Anrufer, wann das Unternehmen wieder erreichbar ist |
So können Sie zum Beispiel telefonisch 24/7 erreichbar sein, Ihre Leistungen aber nur Montag bis Freitag anbieten: Der Agent nimmt nachts den Anruf an, erklärt die Öffnungszeiten und notiert das Anliegen oder bietet einen Rückruf an.
Sind die Geschäftszeiten auf allen Ebenen deaktiviert, gilt Ihre Organisation als rund um die Uhr erreichbar.
Die drei Ebenen und ihre Rangfolge
Geschäftszeiten lassen sich an drei Stellen konfigurieren. Es gilt: Die spezifischere Ebene gewinnt — sobald eine Ebene aktivierte Geschäftszeiten hat, werden die darunterliegenden Ebenen für diesen Kontext nicht mehr berücksichtigt. Die Ebenen ergänzen sich also nicht, sondern überschreiben einander.
| Rang | Ebene | Wo konfigurieren | Wofür |
|---|---|---|---|
| 1 (höchste) | Kontakt | Kontakte → Kontakt öffnen → Abschnitt Geschäftszeiten | Individuelle Erreichbarkeit einer Person (z. B. Teilzeit, Mittagspause) |
| 2 | Agent | Agent → Tab Weiterleitungen → Karte Geschäftszeiten | Abweichende Zeiten für einen einzelnen Agenten |
| 3 (Standard) | Organisation | Seite Organisation → Tab Geschäftszeiten | Standard-Wochenplan für alle Agenten |
Hinweis: In den meisten Fällen genügt die Organisationsebene. Pflegen Sie Ihre Zeiten dort einmal zentral — alle Agenten ohne eigene Geschäftszeiten übernehmen sie automatisch. Agenten- oder Kontakt-Geschäftszeiten brauchen Sie nur für Sonderfälle.
Schritt 1: Geschäftszeiten der Organisation festlegen
- Öffnen Sie die Seite Organisation im Dashboard
- Wechseln Sie zum Tab Geschäftszeiten
- Aktivieren Sie im Bereich Geschäftszeiten den Schalter
- Wählen Sie die Zeitzone (Standard:
Europe/Berlin) - Hinterlegen Sie unter Zeitfenster pro Wochentag Ihre Zeiten — pro Tag über Zeitfenster hinzufügen, mehrere Fenster pro Tag sind möglich (z. B. vormittags und nachmittags mit Mittagspause dazwischen)
Tage ohne Zeitfenster gelten als geschlossen. Zeitfenster über Mitternacht (z. B. 22:00–02:00) werden unterstützt.
Achtung: Aktivierte Geschäftszeiten ohne ein einziges Zeitfenster bedeuten dauerhaft geschlossen — nicht “immer offen”. Der Agent leitet dann nie weiter. Wenn Sie keine zeitliche Einschränkung wollen, deaktivieren Sie den Schalter, statt die Zeitfenster leer zu lassen.
Schritt 2: Feiertage nach Bundesland aktivieren
Im selben Tab finden Sie den Bereich Feiertage:
- Aktivieren Sie Feiertage berücksichtigen
- Wählen Sie Land und Bundesland / Kanton
Die gesetzlichen Feiertage Ihrer Region werden automatisch berechnet — jahrgenau, inklusive beweglicher Feiertage wie Ostern, Pfingsten oder Fronleichnam. Sie müssen keine Termine manuell pflegen und nichts jährlich aktualisieren. An aktivierten Feiertagen verhält sich der Agent wie außerhalb der Geschäftszeiten.
Unter der Auswahl zeigt die Liste Kommende Feiertage alle Termine der nächsten 12 Monate mit Wochentag — so sehen Sie auf einen Blick, welche Feiertage auf einen Dienstag oder Donnerstag fallen.
Hinweis: Pflegen Sie Feiertage nicht von Hand als Schließtage — die automatische Bundesland-Liste ist zuverlässiger, gerade bei beweglichen Feiertagen, deren Datum jedes Jahr wechselt.
Was die Bundesland-Liste nicht abdeckt
- Lokale Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden oder Städten gelten, sind nicht enthalten. Ergänzen Sie diese bei Bedarf als Schließtag (siehe Schritt 3).
- Einzelne Feiertage abwählen ist derzeit nicht möglich. Wenn Sie an einem gesetzlichen Feiertag ausnahmsweise arbeiten, lässt sich dieser eine Tag nicht aus der Liste ausnehmen.
Schritt 3: Brückentage und Schließzeiträume planen
Der Bereich Schließtage ergänzt einzelne Tage oder Zeiträume, an denen Ihr Unternehmen geschlossen ist — etwa Brückentage, Betriebsurlaub oder Inventur. Schließtage wirken zusätzlich zu Feiertagen und Wochenplan.
Einen Schließzeitraum anlegen:
- Klicken Sie im Bereich Schließtage auf Hinzufügen
- Wählen Sie Start- und Enddatum (ein Tag oder ein Zeitraum, z. B. Betriebsurlaub
24.12.–01.01.) - Optional: Hinterlegen Sie eine Notiz (z. B.
Betriebsurlaub)
Brückentage direkt aus der Feiertagsliste übernehmen: Fällt ein Feiertag auf einen Dienstag oder Donnerstag, schlägt die Liste Kommende Feiertage den passenden Brückentag vor (Mo davor als Brückentag bzw. Fr danach als Brückentag). Ein Klick übernimmt ihn als Schließtag — bereits hinterlegte Brückentage sind mit ✓ Brückentag hinterlegt markiert.
Schritt 4 (optional): Eigene Zeiten pro Agent
Wenn ein einzelner Agent von den Organisationszeiten abweichen soll:
- Öffnen Sie den Agenten und wechseln Sie zum Tab Weiterleitungen
- Aktivieren Sie auf der Karte Geschäftszeiten den Schalter und klicken Sie auf Konfigurieren
- Im Dialog finden Sie drei Tabs: Geschäftszeiten, Feiertage und Schließtage
- Hinterlegen Sie im Tab Geschäftszeiten unter Reguläre Zeiten den Wochenplan
Für Feiertage folgt der Agent standardmäßig der Organisation. Erst der Schalter Eigene Feiertage für diesen Agenten überschreibt die Organisationseinstellung — etwa wenn ein Standort in einem anderen Bundesland sitzt.
Achtung: Sobald die Agenten-Geschäftszeiten aktiviert sind, werden die Organisationszeiten für diesen Agenten komplett ignoriert. Aktivieren Sie den Schalter am Agenten also nur, wenn Sie dort auch tatsächlich Zeitfenster hinterlegen — sonst gilt der Agent als dauerhaft geschlossen und leitet nie weiter.
Schritt 5 (optional): Erreichbarkeit pro Kontakt
Für einzelne Mitarbeiter können Sie individuelle Zeiten hinterlegen — sie gelten nur für Weiterleitungen an diesen Kontakt und haben Vorrang vor Agent und Organisation:
- Öffnen Sie die Seite Kontakte und wählen Sie den Kontakt
- Im Abschnitt Geschäftszeiten klicken Sie auf Erreichbarkeit konfigurieren
- Der Dialog bietet zwei Tabs: Geschäftszeiten (Wochenplan der Person) und Abwesenheit (Urlaub und Krankheit als Zeiträume)
Der Agent kennt die Erreichbarkeit jedes Weiterleitungskontakts während des Gesprächs — er kann Anrufern also sagen, ab wann eine gerade nicht erreichbare Person wieder verfügbar ist, und leitet während einer Mittagspause oder eines Urlaubs nicht an diese Person weiter.
Fehlerbehebung
Der Agent leitet nie weiter
Prüfen Sie, ob auf einer Ebene Geschäftszeiten aktiviert, aber ohne Zeitfenster sind — das wirkt wie dauerhaft geschlossen. Häufigster Fall: Am Agenten ist der Schalter auf der Karte Geschäftszeiten aktiv, aber im Dialog sind keine Zeiten hinterlegt. Entweder Zeitfenster eintragen oder den Schalter deaktivieren, damit wieder die Organisationszeiten gelten.
Der Agent nennt falsche Öffnungszeiten
Denken Sie an die Rangfolge: Eine höhere Ebene überschreibt die Organisationszeiten vollständig. Prüfen Sie, ob am Agenten (Tab Weiterleitungen → Karte Geschäftszeiten) oder am betroffenen Kontakt eigene, veraltete Zeiten aktiv sind.
Feiertage greifen nicht
Prüfen Sie auf der Seite Organisation im Tab Geschäftszeiten, ob Feiertage berücksichtigen aktiviert und das richtige Bundesland / Kanton gewählt ist. Hat der Agent Eigene Feiertage für diesen Agenten aktiviert, gilt dessen Region — nicht die der Organisation.
Wenn das Problem bestehen bleibt, erreichen Sie uns unter support@dalvon.ai oder im Chat unten rechts im Dashboard.
Nächste Schritte
- Anrufe an Mitarbeiter weiterleiten - Was außerhalb der Geschäftszeiten mit Anrufen passiert
- Kontakte verwalten - Kontakte für Weiterleitungen anlegen und pflegen
- Organisation einstellen - Weitere organisationsweite Einstellungen