Terminbuchung konfigurieren
Ihr KI-Agent kann während des Gesprächs freie Termine in Ihrem Kalender prüfen und direkt für den Anrufer buchen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Buchungstypen anlegen, die Terminvergabe auf Personen verteilen und die Fähigkeit am Agenten aktivieren.
Was Sie erreichen werden
Nach dieser Anleitung:
- Haben Sie einen oder mehrere Buchungstypen mit Dauer, Puffer und Vorlaufzeit angelegt
- Wissen Sie, wie Termine bei mehreren Mitarbeitern verteilt werden
- Können Sie Termine personengenau vergeben („Termin mit Frau Müller”)
- Ist die Fähigkeit Terminbuchung an Ihrem Agenten aktiviert
Voraussetzungen
- Mindestens ein verbundener Kalender — siehe Kalender verbinden
- Ein eingerichteter KI-Agent — siehe Agent erstellen
Konzept: Buchungstypen
Ein Buchungstyp ist eine Terminvorlage — zum Beispiel „Erstgespräch, 30 Minuten” oder „Beratung, 60 Minuten”. Er legt fest, wie lange ein Termin dauert, in wessen Kalender er eingetragen wird und unter welchen Bedingungen er buchbar ist.
Das wichtigste Prinzip dahinter:
So funktioniert es: Der Agent wählt im Gespräch immer einen Buchungstyp, nie eine Person. Welcher Mitarbeiter den Termin bekommt, entscheidet die Konfiguration des Buchungstyps — nicht der Agent.
Daraus folgt: Wenn Anrufer einen Termin bei einer bestimmten Person buchen können sollen, brauchen Sie einen eigenen Buchungstyp pro Person (mehr dazu unten).
Schritt 1: Buchungstyp erstellen
- Gehen Sie zu Kalender im Dashboard
- Klicken Sie im Bereich Buchungstypen auf Erstellen (der Button ist erst aktiv, wenn ein Kalender verbunden ist)
- Füllen Sie das Formular aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung des Termins, z. B. Erstgespräch oder Beratung. Der Agent nennt diesen Namen im Gespräch — wählen Sie ihn sprechbar |
| Dauer | Terminlänge, 15 bis 120 Minuten |
| Planungsmodus | Einzelperson (ein fester Kalender) oder Round-Robin (Verteilung auf mehrere Mitglieder) |
| Mitglieder (Kalenderverbindungen) | Welche verbundenen Kalender für diesen Buchungstyp zur Verfügung stehen |
| Kontakt erfassen | Telefonnummer (wird automatisch vom Anruf übernommen) oder E-Mail-Adresse (der Agent fragt den Anrufer danach) |
| Terminbestätigung senden | Optional: Bestätigung per SMS (bei Telefonnummer, kostenpflichtig je SMS) oder per E-Mail |
| Puffer vorher / nachher (Min.) | Freigehaltene Zeit vor und nach jedem Termin, z. B. für Vor- und Nachbereitung |
| Min. Vorlaufzeit (Min.) | Wie kurzfristig gebucht werden darf, z. B. 60 = frühestens in einer Stunde |
| Max. Tage im Voraus | Wie weit in die Zukunft gebucht werden darf, z. B. 30 |
- Klicken Sie auf Erstellen
Schritt 2: Mitglieder und Verteilungslogik
Jeder Buchungstyp hat Mitglieder — das sind die verbundenen Kalender der Personen, bei denen Termine landen können.
Ein Mitglied: Einzelperson
Beim Planungsmodus Einzelperson werden alle Termine in einen festen Kalender eingetragen. Das ist der einfachste Fall: ein Buchungstyp, eine Person.
Mehrere Mitglieder: Round-Robin
Beim Planungsmodus Round-Robin verteilt dalvon die Termine automatisch auf alle Mitglieder. Im Feld Round-Robin Modus wählen Sie die Strategie:
| Modus | Verhalten | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Max. Verfügbarkeit | Der Anrufer bekommt den schnellstmöglichen Termin — gebucht wird, wer zuerst frei ist | Wenn schnelle Termine wichtiger sind als gleichmäßige Auslastung |
| Max. Fairness | Termine werden gleichmäßig auf alle Mitglieder verteilt | Wenn alle Mitarbeiter ähnlich ausgelastet sein sollen |
Personengenaue Terminvergabe
Soll der Anrufer gezielt einen Termin bei einer bestimmten Person bekommen („Ich möchte einen Termin mit Frau Müller”), legen Sie pro Person einen eigenen Buchungstyp an:
- Erstellen Sie z. B. die Buchungstypen
Termin Frau MüllerundTermin Herr Schmidt - Weisen Sie jedem Buchungstyp nur den Kalender der jeweiligen Person als Mitglied zu
- Aktivieren Sie beide Buchungstypen am Agenten (Schritt 4)
Der Agent erkennt dann am Gesprächsverlauf, welcher Buchungstyp gemeint ist, und bucht im richtigen Kalender. Ein einzelner Buchungstyp mit mehreren Mitgliedern kann das nicht leisten — dort entscheidet immer die Verteilungslogik, nie der Personenwunsch des Anrufers.
Schritt 3: Verfügbarkeiten verstehen
Welche Termine der Agent anbietet, ergibt sich aus dem verbundenen Kalender und den Einstellungen des Buchungstyps:
- Belegte Zeiten blocken: Jeder Eintrag im verbundenen Kalender, der als beschäftigt markiert ist, steht nicht zur Buchung zur Verfügung. Pflegen Sie Abwesenheiten und private Blocker direkt im Kalender — der Agent berücksichtigt sie automatisch.
- Vorlaufzeit und Buchungshorizont: Min. Vorlaufzeit verhindert zu kurzfristige Buchungen, Max. Tage im Voraus begrenzt, wie weit im Voraus gebucht werden kann.
- Puffer: Die Pufferzeiten vor und nach Terminen werden bei der Slot-Berechnung mitgerechnet.
- Welcher Kalender zählt: In der Kalenderverbindung legen Sie fest, welche Ihrer Kalender für die Verfügbarkeitsprüfung aktiv sind und welcher der Hauptkalender für Buchungen ist — dort trägt der Agent neue Termine ein.
Hinweis: Machen Sie vor dem Live-Betrieb einen Testanruf und prüfen Sie, ob der gebuchte Termin im richtigen Kalender erscheint. Eine fehlende oder falsch zugeordnete Kalenderverbindung führt sonst zu Doppelbuchungen, weil der Agent Verfügbarkeiten nicht korrekt prüfen kann.
Schritt 4: Fähigkeit am Agenten aktivieren
- Öffnen Sie Ihren Agenten und wechseln Sie zum Tab Fähigkeiten
- Aktivieren Sie den Schalter an der Karte Terminbuchung (ohne verbundenen Kalender ist er deaktiviert)
- Wählen Sie unter Buchungstypen per Checkbox aus, welche Ihrer Buchungstypen dieser Agent anbieten darf — ein Agent kann mehrere Buchungstypen gleichzeitig handhaben
- Über Konfigurieren öffnen Sie die Detail-Einstellungen (Terminbuchung konfigurieren):
| Bereich | Einstellungen |
|---|---|
| Zeiteinstellungen | Termindauer, Vorlaufzeit, Buchbar bis, Puffer |
| Kontakt erfassen | Telefonnummer oder E-Mail-Adresse |
| Terminbestätigung | SMS- bzw. E-Mail-Bestätigung an den Anrufer |
| Termine eintragen für | Bei mehreren verbundenen Kalendern: Nur mich, Alle oder Auswahl |
| Bei mehreren freien Mitarbeitern | Erster freier (schnellster Termin) oder Gleichmäßig (faire Verteilung) |
- Speichern Sie den Agenten
Was der Agent kann — und was nicht
| Funktion | Unterstützt |
|---|---|
| Freie Termine prüfen und nennen | Ja |
| Termin für den Anrufer buchen | Ja |
| Terminbestätigung per SMS oder E-Mail senden | Ja |
| Bestehende Termine des Anrufers nennen | Nein |
| Termin stornieren oder verschieben | Nein |
Möchte ein Anrufer einen bestehenden Termin absagen oder verschieben, kann der Agent das nicht selbst erledigen. Bewährte Lösung: Geben Sie im Prompt vor, dass der Agent in diesem Fall den Wunsch als Notiz aufnimmt und ankündigt, dass sich ein Mitarbeiter meldet. Gebuchte Termine können Sie selbst jederzeit im Dashboard unter Kalender → Gebuchte Termine einsehen und stornieren.
Prompt-Hinweis: Gesprächsabschluss nach der Buchung
Ohne klare Anweisung beendet der Agent das Gespräch nach einer erfolgreichen Buchung unter Umständen abrupt — vor allem, wenn danach noch weitere Gesprächspunkte folgen sollen. Geben Sie den Abschluss im Prompt explizit vor:
Nach erfolgreicher Terminbuchung:
1. Fasse den Termin zusammen (Datum, Uhrzeit, Anlass).
2. Frage, ob du sonst noch etwas für den Anrufer tun kannst.
3. Verabschiede dich erst danach freundlich und beende das Gespräch.
Mehr zum Aufbau guter Prompts finden Sie unter Prompt schreiben.
Nächste Schritte
- Kalender verbinden - Kalenderverbindung einrichten und prüfen
- Termine und Kalender: Probleme lösen - Wenn Buchungen nicht wie erwartet funktionieren
- Fähigkeiten im Überblick - Weitere Fähigkeiten Ihres Agenten
- Agent testen - Terminbuchung per Testanruf prüfen