Kalender verbinden
Damit Ihr KI-Agent am Telefon Verfügbarkeiten prüfen und Termine buchen kann, verbinden Sie zuerst einen Kalender mit dalvon. Diese Anleitung führt Sie durch die Verbindung, die Konfiguration der Kalender und die Prüfung, bevor der Agent den ersten echten Termin bucht.
Was Sie erreichen werden
- Einen Google- oder Microsoft-Kalender mit dalvon verbunden
- Festgelegt, welche Kalender für die Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigt werden
- Den Hauptkalender bestimmt, in den der Agent Termine einträgt
- Die Verbindung verifiziert — vor dem ersten Live-Test
Voraussetzungen
- Ein dalvon-Konto mit aktivierter Kalender-Funktion (abhängig von Ihrem Paket — Details sehen Sie direkt im Verbindungsdialog)
- Die Zugangsdaten des Google- bzw. Microsoft-Kontos, dessen Kalender verbunden werden soll
- Bei Microsoft-365-Firmenkonten: ggf. die Zustimmung Ihres IT-Administrators (siehe Schritt 2)
Unterstützte Kalender-Anbieter
| Anbieter | Geeignet für |
|---|---|
| Google Calendar | Private und geschäftliche Google-Konten (Google Workspace) |
| Microsoft Outlook / 365 | Outlook.com-Konten und Microsoft-365-Firmenkonten |
Die Verbindung läuft über eine sichere Anmeldung direkt beim Anbieter. dalvon erhält dabei genau zwei Berechtigungen: Ihre Verfügbarkeit lesen (freie und belegte Zeiten) und Termine in Ihrem Kalender anlegen. Ihr Passwort wird nicht bei dalvon gespeichert.
Schritt 1: Kalender-Seite öffnen
- Melden Sie sich unter
https://app.dalvon.aian - Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kalender
- Klicken Sie oben rechts auf Kalender verbinden
Es öffnet sich der Dialog Kalender verbinden mit der Anbieter-Auswahl. Der Dialog zeigt Ihnen außerdem, wie viele Kalender-Verbindungen in Ihrem Paket inkludiert sind bzw. was eine zusätzliche Verbindung pro Monat kostet.
Hinweis: Standardmäßig verbinden Sie Ihren eigenen Kalender. Über das Kontrollkästchen Für einen Mitarbeiter verbinden können Sie stattdessen den Kalender eines Kontakts aus Ihrer Organisation verbinden — etwa wenn der Agent Termine für eine bestimmte Kollegin buchen soll. Wählen Sie dazu den passenden Kontakt aus der Liste.
Schritt 2: Anbieter wählen und anmelden
- Klicken Sie auf Google Calendar oder Microsoft Outlook / 365
- Sie werden zur Anmeldeseite des Anbieters weitergeleitet
- Melden Sie sich mit dem Konto an, dessen Kalender verbunden werden soll
- Bestätigen Sie die angefragten Berechtigungen
- Sie werden automatisch zurück zu dalvon geleitet — die Verbindung erscheint unter Verbundene Kalender
Microsoft 365: Administrator-Zustimmung
In vielen Microsoft-365-Organisationen dürfen Mitarbeiter neue App-Verbindungen nicht selbst freigeben. In diesem Fall sehen Sie bei der Anmeldung statt der Berechtigungsabfrage einen Hinweis wie „Genehmigung erforderlich”.
So gehen Sie vor:
- Senden Sie die Freigabe-Anfrage über den Microsoft-Dialog an Ihren Administrator (sofern angeboten) oder informieren Sie Ihre IT direkt
- Der Administrator stimmt der Verbindung im Microsoft-365-Adminbereich zu
- Starten Sie die Verbindung danach erneut über Kalender verbinden
Hinweis: Diese Freigabe ist eine Einstellung Ihrer Microsoft-365-Organisation, nicht von dalvon. Ohne die Zustimmung des Administrators kann die Verbindung nicht hergestellt werden.
Schritt 3: Kalender konfigurieren
Nach erfolgreicher Verbindung sehen Sie unter Verbundene Kalender eine Karte mit dem Anbieter, der verbundenen E-Mail-Adresse und einem Status-Symbol. Ein Konto enthält oft mehrere Kalender (z. B. „Kalender”, „Geburtstage”, Team-Kalender) — legen Sie jetzt fest, wie dalvon damit umgeht.
- Klicken Sie auf der Karte auf die Zeile … Kalender aktiv, um die Liste der Kalender aufzuklappen
- Aktivieren Sie per Schalter alle Kalender, die bei der Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigt werden sollen — Termine in deaktivierten Kalendern gelten für den Agenten als freie Zeit
- Markieren Sie mit Als Haupt den Kalender, in den der Agent neue Termine einträgt (Hauptkalender für Buchungen)
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Schalter pro Kalender | Belegte Zeiten dieses Kalenders blockieren Terminvorschläge |
| Haupt | In diesen Kalender schreibt der Agent gebuchte Termine |
| Standard | Bei mehreren Verbindungen: diese Verbindung wird standardmäßig für Buchungen verwendet (Als Standard auf der Karte) |
Hinweis: Über das Symbol Aktualisieren auf der Karte laden Sie die Kalenderliste neu, z. B. nachdem Sie beim Anbieter einen neuen Kalender angelegt haben. Mit Trennen entfernen Sie die Verbindung wieder.
Schritt 4: Verbindung prüfen — vor dem ersten Live-Test
Prüfen Sie die Verbindung unbedingt, bevor Ihr Agent im echten Betrieb oder im Kundentest Termine vergibt. Schlägt der Agent Termine vor, obwohl der Kalender nicht korrekt verbunden ist, drohen Doppelbuchungen.
Gehen Sie die Checkliste durch:
- Status-Symbol: Auf der Karte unter Verbundene Kalender muss ein grünes Häkchen erscheinen. Ein gelbes oder rotes Symbol bedeutet, dass die Verbindung neu autorisiert werden muss (siehe Fehlerbehebung)
- Richtige Kalender aktiv: Klappen Sie die Kalenderliste auf und prüfen Sie, dass genau die Kalender aktiviert sind, deren Termine zählen sollen
- Hauptkalender korrekt: Der Kalender mit der Markierung Haupt ist der, in dem neue Termine landen sollen
- Testbuchung: Führen Sie einen Testanruf durch und lassen Sie den Agenten einen Termin buchen. Prüfen Sie danach: Erscheint der Termin im richtigen Kalender? Erscheint er auf der Kalender-Seite unter Gebuchte Termine? Bietet der Agent eine Zeit, die in Ihrem Kalender bereits belegt ist, nicht an?
Wichtig: Erst wenn alle vier Punkte erfüllt sind, sollte der Agent live Termine vergeben.
Fehlerbehebung
Microsoft-Kalender lässt sich nicht verbinden
Erscheint bei der Anmeldung der Hinweis „Genehmigung erforderlich” oder bricht die Anmeldung mit einem Berechtigungsfehler ab, fehlt die Zustimmung Ihres Microsoft-365-Administrators. Lassen Sie die Verbindung von Ihrer IT freigeben (siehe Schritt 2) und versuchen Sie es erneut.
Status-Symbol ist gelb oder rot
Die Autorisierung ist abgelaufen oder wurde widerrufen — etwa nach einer Passwortänderung beim Anbieter. Verbinden Sie dasselbe Konto einfach erneut über Kalender verbinden: Die bestehende Verbindung wird dabei aktualisiert, Ihre Einstellungen bleiben erhalten.
Buchungstypen lassen sich nicht erstellen
Die Schaltfläche Erstellen unter Buchungstypen ist erst aktiv, wenn mindestens ein Kalender verbunden ist. Verbinden Sie zuerst einen Kalender und legen Sie dann Ihre Buchungstypen an.
Problem weiterhin vorhanden?
- E-Mail: support@dalvon.ai
- Chat: Im Dashboard unten rechts
Nächste Schritte
- Terminbuchung konfigurieren - Buchungstypen anlegen und die Terminbuchung am Agenten aktivieren
- Fähigkeiten - Überblick über alle Fähigkeiten Ihres Agenten
- Agent testen - Testanrufe richtig durchführen
- Termine und Kalender: Probleme lösen - Hilfe bei Doppelbuchungen und Buchungsfehlern