Termine und Kalender: häufige Probleme
Ihr Agent soll Termine buchen, schlägt aber Zeiten vor, obwohl der Kalender nicht verbunden ist? Oder die Outlook-Verbindung schlägt fehl? Diese Anleitung geht die häufigsten Kalender-Probleme der Reihe nach durch.
Was Sie erreichen werden
- Doppelbuchungen und falsch vorgeschlagene Termine verhindern
- Die Kalenderverbindung für Microsoft Outlook / 365 herstellen
- Den Agenten so einrichten, dass er nach einer Buchung das Gespräch sauber abschließt
Symptom: Agent schlägt Termine vor, obwohl kein Kalender verbunden ist
Erklärung: Der Agent bietet Terminbuchungen an, wenn die Fähigkeit Terminvereinbarung aktiviert ist — unabhängig davon, ob ein Kalender tatsächlich verbunden und ein Buchungstyp konfiguriert ist. Ist die Verbindung unvollständig, kann der Agent keine echten Verfügbarkeiten prüfen und bucht ins Leere.
Lösung:
- Gehen Sie im Dashboard zu Kalender.
- Prüfen Sie, ob unter Kalenderverbindungen mindestens eine Verbindung mit Status Verbunden angezeigt wird.
- Prüfen Sie, ob unter Buchungstypen mindestens ein Buchungstyp angelegt ist und mindestens eine Kalenderverbindung als Mitglied eingetragen ist.
- Öffnen Sie den Agenten und prüfen Sie im Tab Fähigkeiten, ob Terminvereinbarung aktiviert ist. Ist die Fähigkeit aktiv, aber kein Buchungstyp konfiguriert, deaktivieren Sie sie vorübergehend, bis die Kalenderverbindung steht.
- Führen Sie nach dem Einrichten einen Testanruf durch und prüfen Sie, ob der Agent echte Verfügbarkeiten nennt.
Hinweis: Erst wenn Kalenderverbindung, Buchungstyp und Fähigkeit alle korrekt konfiguriert sind, bucht der Agent zuverlässig in den richtigen Kalender.
Symptom: Microsoft Outlook / 365 lässt sich nicht verbinden
Erklärung: Die Verbindung mit Microsoft-Kalendern erfordert, dass ein Administrator Ihrer Microsoft-365-Organisation der dalvon-App einmalig die nötigen Berechtigungen erteilt. Ohne diese Admin-Zustimmung schlägt der OAuth-Flow fehl.
Lösung:
- Gehen Sie zu Kalender → Kalender verbinden und wählen Sie Microsoft Outlook / 365.
- Wenn die Verbindung scheitert oder eine Meldung wie “Berechtigung verweigert” erscheint, wenden Sie sich an die Person in Ihrer Organisation, die Microsoft-365-Administrator-Rechte hat.
- Der Administrator muss der dalvon-App einmalig die Kalender-Berechtigungen erteilen (Consent-Flow in Microsoft Entra / Azure Active Directory). Danach ist die Verbindung für alle Nutzer Ihrer Organisation verfügbar.
- Wiederholen Sie den Verbindungsvorgang nach erteilter Zustimmung.
Hinweis: Google Calendar und Cal.com benötigen keine Admin-Zustimmung. Wenn Sie keinen Microsoft-365-Admin erreichen, können Sie übergangsweise einen Google-Kalender verbinden.
Symptom: Agent legt nach der Terminbuchung sofort auf
Erklärung: Nach einer erfolgreichen Buchung fehlt dem Agenten eine explizite Anweisung, wie das Gespräch enden soll. Ohne diese Anweisung kann er abrupt auflegen.
Lösung:
Ergänzen Sie Ihren Prompt um einen Gesprächsabschluss nach der Buchung. Beispiel:
Nachdem du einen Termin gebucht hast, bestätige dem Anrufer kurz Datum und Uhrzeit des Termins,
frage ob du noch etwas anderes tun kannst, und verabschiede dich dann freundlich.
Lege erst nach der Verabschiedung auf.
Testen Sie den Agenten anschließend mit einem Testanruf und prüfen Sie, ob der Abschluss funktioniert.
Symptom: Termin landet im falschen Kalender
Erklärung: Jeder Buchungstyp ist mit bestimmten Kalenderverbindungen verknüpft (den “Mitgliedern”). Wenn mehrere Personen Termine erhalten sollen, benötigt jede Person einen eigenen Buchungstyp — der Agent kann im Gespräch keine einzelne Person gezielt auswählen, sondern wählt immer den Buchungstyp.
Lösung:
- Gehen Sie zu Kalender → Buchungstypen.
- Öffnen Sie den betroffenen Buchungstyp und prüfen Sie, welche Kalenderverbindungen unter Mitglieder eingetragen sind.
- Soll eine bestimmte Person Termine erhalten, legen Sie einen eigenen Buchungstyp an und tragen Sie nur deren Kalenderverbindung als Mitglied ein.
- Benennen Sie den Buchungstyp eindeutig (z.B. nach der Person), damit der Agent im Prompt gezielt darauf verweisen kann.
Was der Agent (noch) nicht kann
Der Agent kann Termine vereinbaren — er kann bestehende Termine aber nicht stornieren oder verschieben. Wenn ein Anrufer einen Termin ändern möchte, leiten Sie ihn per Prompt an einen Mitarbeiter weiter oder bitten Sie ihn, sich direkt per E-Mail zu melden.
Problem weiterhin vorhanden?
- E-Mail: support@dalvon.ai
- Chat: Im Dashboard unten rechts
Geben Sie bitte an: Welcher Buchungstyp ist betroffen, welchen Kalenderanbieter nutzen Sie, und — falls vorhanden — die Anruf-ID des betroffenen Testgesprächs.
Nächste Schritte
- Kalender verbinden - Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Kalenderverbindung
- Terminbuchung konfigurieren - Buchungstypen einrichten und Fähigkeit aktivieren
- Weiterleitung funktioniert nicht - Falls der Agent Anrufer nicht an den richtigen Mitarbeiter weiterleitet