Anruf-Regeln
Mit Regeln legen Sie fest, wie Anrufe von bestimmten Rufnummern behandelt werden, bevor Ihr KI-Agent das Gespräch übernimmt — zum Beispiel um Spam-Anrufer zu blockieren oder Stammkunden direkt an einen Mitarbeiter weiterzuleiten.
Was Sie erreichen werden
- Sie blockieren unerwünschte Anrufer automatisch
- Sie spielen bestimmten Anrufern eine Ansage oder Audio-Datei vor
- Sie leiten einzelne Nummern oder Kontakte direkt an einen Mitarbeiter weiter
- Sie begrenzen mit einem Rate-Limit, wie oft derselbe Anrufer in einem Zeitraum durchkommt
Voraussetzungen
- Eine eingerichtete Telefonnummer mit zugewiesenem Agenten (Nummer einrichten)
- Für Weiterleitungs-Regeln: ein Kontakt mit Telefonnummer (Kontakte verwalten)
Konzept: Wie Regeln funktionieren
Eine Regel besteht aus einem Ziel (wer ruft an?) und einer Aktion (was passiert?). Greift eine Regel, wird der Anruf entsprechend behandelt — der KI-Agent kommt in diesem Fall nicht zum Einsatz.
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Blockieren | Der Anruf wird abgelehnt |
| Ansage | Dem Anrufer wird ein Text mit einer KI-Stimme vorgelesen |
| Audio | Eine hochgeladene Audio-Datei wird abgespielt |
| Weiterleiten | Der Anruf wird an einen Kontakt weitergeleitet |
Neue Regel erstellen
- Gehen Sie zu Regeln in der Seitenleiste
- Klicken Sie oben rechts auf Neue Regel
- Es öffnet sich ein Panel mit den folgenden Abschnitten
Ziel der Regel
Wählen Sie, für wen die Regel gilt:
| Ziel | Beschreibung |
|---|---|
| Telefonnummer | Eine konkrete Nummer oder ein Muster mit Wildcard (siehe unten) |
| Kontakt | Ein Kontakt aus Ihrer Kontaktliste — die Regel gilt für alle Telefonnummern dieses Kontakts |
Optional können Sie eine Notiz hinterlegen, etwa warum die Regel angelegt wurde.
Nummern-Muster mit Wildcard
Im Feld Telefonnummer / Muster geben Sie die Nummer im internationalen Format an. Mit * als Wildcard erfassen Sie ganze Nummernbereiche:
| Eingabe | Wirkung |
|---|---|
+49123456789 | Genau diese Nummer |
+4930* | Alle Nummern mit Berliner Vorwahl |
+49* | Alle deutschen Nummern |
* | Alle Anrufer |
Hinweis: Nummern ohne Wildcard müssen im internationalen Format vorliegen (z. B.
+49...). Andernfalls meldet das Formular „Ungültiges Format”.
Treffen mehrere Regeln auf denselben Anrufer zu, gewinnt die spezifischste: eine exakte Nummer vor einer Kontakt-Regel, diese vor dem längsten passenden Muster, und * greift nur, wenn nichts anderes passt. Sie können also bedenkenlos eine Catch-all-Regel mit gezielten Ausnahmen kombinieren.
Aktion wählen
Wählen Sie eine der vier Aktionen: Blockieren, Ansage, Audio oder Weiterleiten. Je nach Auswahl erscheinen zusätzliche Felder:
Ansage:
- Geben Sie den Ansagetext ein, der dem Anrufer vorgelesen wird
- Wählen Sie unter Stimme die gewünschte KI-Stimme
Audio:
- Laden Sie unter Audio-Datei Ihre Aufnahme hoch
- Unterstützt werden MP3, WAV oder OGG mit maximal 5 MB
Weiterleiten:
- Wählen Sie unter Weiterleitungsziel den Kontakt, an den der Anruf gehen soll
- Optional: Hinterlegen Sie eine Ansage vor Weiterleitung (z. B. „Ihr Anruf wird weitergeleitet…”) und wählen Sie eine Stimme dafür
Sichtbarkeit und Speichern
- Vergeben Sie optional Tags, um Regeln später leichter zu filtern
- Wählen Sie die Sichtbarkeit: Persönlich (nur Sie) oder Organisation (alle Mitglieder Ihrer Organisation)
- Klicken Sie auf Erstellen
Rate-Limit einrichten
Mit dem Rate-Limit begrenzen Sie, wie oft derselbe Anrufer innerhalb eines Zeitraums durchkommt — nützlich gegen Daueranrufer oder automatisierte Anrufe.
- Gehen Sie zu Regeln in der Seitenleiste
- Klicken Sie oben rechts auf Rate Limit
- Konfigurieren Sie im Abschnitt Limit konfigurieren:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Max. Anrufe | Wie viele Anrufe ein Anrufer im Zeitraum tätigen darf |
| Zeitraum (Min) | Länge des Zeitfensters in Minuten — Schnellauswahl von 5 Minuten bis 24 Stunden |
- Wählen Sie unter Aktion bei Limit, was mit überzähligen Anrufen passiert — die Optionen entsprechen den Regel-Aktionen: Blockieren, Ansage, Audio oder Weiterleiten
- Klicken Sie auf Erstellen
Ist das Rate-Limit aktiv, zeigt der Button auf der Regeln-Seite Rate Limit aktiv. Über denselben Button bearbeiten oder löschen Sie die Einstellung.
Hinweis: Das Rate-Limit gilt pro Anrufer, nicht für Ihr gesamtes Anrufaufkommen. Es gibt eine zentrale Rate-Limit-Einstellung — kein separates Limit pro Regel.
Regeln verwalten
Alle Regeln finden Sie in der Tabelle auf der Regeln-Seite mit den Spalten Ziel, Modus, Notiz, Details, Tags und Aktualisiert.
- Suchen: Über das Suchfeld nach Telefonnummer, Notiz, Tags oder Modus filtern
- Sortieren: Nach Telefonnummer, Modus, Erstellt oder Aktualisiert
- Anzeigen: Klick auf eine Regel öffnet die Detailansicht
- Bearbeiten: Über die Aktion Bearbeiten in der Tabelle oder den Button in der Detailansicht
- Löschen: Über die Aktion Löschen — die Bestätigung ist endgültig, gelöschte Regeln lassen sich nicht wiederherstellen
Fehlerbehebung
Regel greift nicht
Erklärung: Die häufigste Ursache ist ein Format-Unterschied zwischen der hinterlegten Nummer und der tatsächlichen Anrufer-Nummer.
Lösung:
- Öffnen Sie die Regel und prüfen Sie, ob die Nummer im internationalen Format hinterlegt ist (z. B.
+49...statt0...) - Bei Kontakt-Regeln: Prüfen Sie, ob die Telefonnummer am Kontakt korrekt hinterlegt ist
- Nutzen Sie im Zweifel ein Muster mit Wildcard (z. B.
+4930*), um Format-Varianten abzudecken
Anrufer mit unterdrückter Nummer
Erklärung: Regeln auf konkrete Nummern greifen nicht, wenn der Anrufer seine Rufnummer unterdrückt.
Lösung: Anrufe mit unterdrückter Nummer lassen sich nicht über nummernbasierte Regeln steuern — Ihr KI-Agent nimmt diese Anrufe regulär entgegen.
Nächste Schritte
- Nummer einrichten - Telefonnummer kaufen und Agent zuweisen
- Kontakte verwalten - Kontakte als Weiterleitungsziele anlegen
- Weiterleitung im Agenten - Wenn der KI-Agent selbst im Gespräch weiterleiten soll
- Mailbox einrichten - Intelligenter Anrufbeantworter für verpasste Anrufe