Mailbox einrichten
Die Mailbox ist Ihr intelligenter Anrufbeantworter: Statt einer starren Ansage führt eine KI ein kurzes Gespräch mit dem Anrufer, erfasst die wichtigsten Informationen und benachrichtigt Sie anschließend.
Was Sie erreichen werden
Nach dieser Anleitung:
- Haben Sie eine aktive KI-Mailbox mit eigener Telefonnummer
- Erfasst die Mailbox automatisch Name, Rückrufnummer und Anliegen Ihrer Anrufer
- Erhalten Sie zu jeder Nachricht eine Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder WhatsApp
- Können Sie alle hinterlassenen Nachrichten mit Transkription nachlesen
Voraussetzungen
- Die Mailbox muss in Ihrem Paket enthalten sein. Sehen Sie den Menüpunkt Mailbox nicht oder erscheint der Hinweis „Mailbox ist in Ihrem Paket nicht verfügbar”, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
- Für die Aktivierung benötigen Sie Administrator-Rechte in Ihrer Organisation.
Konzept: Was die Mailbox anders macht
Ein klassischer Anrufbeantworter spielt eine Ansage ab und zeichnet auf. Die KI-Mailbox geht weiter:
| Klassischer Anrufbeantworter | KI-Mailbox |
|---|---|
| Starre Ansage | Persönliche Begrüßung mit konfigurierbarer Persönlichkeit |
| Anrufer spricht ins Leere | KI fragt gezielt nach Name, Rückrufnummer und Anliegen |
| Sie hören die Aufnahme ab | Sie lesen Transkription und Zusammenfassung |
| Keine Benachrichtigung | Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder WhatsApp |
Bei der Aktivierung erhält Ihre Mailbox automatisch eine eigene Telefonnummer — Sie müssen keine Nummer auswählen oder separat kaufen.
Schritt 1: Mailbox öffnen
- Melden Sie sich im Dashboard unter
https://app.dalvon.aian - Klicken Sie in der Seitenleiste auf Mailbox
Haben Sie noch keine Mailbox, startet automatisch der Einrichtungsassistent.
Schritt 2: Einrichtungsassistent durchlaufen
Der Assistent führt Sie durch alle Einstellungen. Auf der Willkommensseite sehen Sie bereits die monatlichen Kosten der Telefonnummer — oder den Hinweis Im Paket enthalten.
Identität
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Name der Mailbox | Interner Name, z. B. Meine Mailbox (Pflichtfeld) |
| Beruf / Tätigkeit | z. B. Rechtsanwalt, Arzt, Fotograf — hilft der KI, passend zu antworten |
| Zusätzliche Hinweise | Informationen für Anrufer, z. B. Bürozeiten oder wann mit Rückruf zu rechnen ist |
Der Inhaber-Name wird automatisch aus Ihrem Benutzerkonto übernommen.
Ton & Stil und Charakter
Hier legen Sie die Persönlichkeit Ihrer Mailbox fest:
| Einstellung | Optionen |
|---|---|
| Grundton | Formell, Freundlich, Locker, Herzlich |
| Kommunikationsstil | Ausführlich, Ausgewogen, Kurz & Knapp, Minimal |
| Eigenschaften | Bis zu 4 Charakterzüge, z. B. Professionell, Empathisch, Direkt, Humorvoll |
| Sprechtempo | Bedächtig, Normal, Lebhaft |
Begrüßung
Geben Sie den Begrüßungstext ein — die erste Ansage, die Anrufer hören, z. B.:
Hallo, hier ist der KI-Assistent von Max Mustermann.
Ich bin gerade nicht erreichbar. Wie kann ich dir weiterhelfen?
Hinweis: Ohne Begrüßungstext wartet die KI, bis der Anrufer zuerst spricht. Für eine Mailbox empfehlen wir immer eine Begrüßung, damit Anrufer sofort wissen, dass sie eine Nachricht hinterlassen können.
Mit Aufnahmehinweis ansagen hört der Anrufer vor der Begrüßung einmal den Satz „Dieser Anruf wird zu Qualitätszwecken aufgezeichnet.” Die Mailbox zeichnet jeden Anruf auf; der Hinweis ist deshalb standardmäßig eingeschaltet.
Stimme
- Wählen Sie eine KI-Stimme aus (mit Hörprobe)
- Stellen Sie die Sprache ein
- Aktivieren Sie optional Mehrsprachig (automatische Erkennung) — die Mailbox antwortet dann in der Sprache des Anrufers
Datenerfassung
Wählen Sie zuerst, wie die Mailbox mit dem Anrufer umgeht:
- Nachfragen — die KI führt ein kurzes Gespräch und erfragt die Angaben, die Sie unten auswählen.
- Nur aufnehmen — der Anrufer nennt sein Anliegen. Die KI fragt nicht nach Einzelheiten, sondern nur, ob das alles war, bestätigt kurz und beendet das Gespräch. Die Zusammenfassung entsteht aus dem, was der Anrufer gesagt hat. Die Rufnummer des Anrufers steht automatisch in der Benachrichtigung.
Bei Nachfragen legen Sie fest, welche Informationen die KI im Gespräch erfragt:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Name | Vollständiger Name des Anrufers |
| Rückrufnummer | Telefonnummer für den Rückruf |
| Anrufgrund | Zweck des Anrufs |
| Firma | Unternehmen des Anrufers |
| Nachricht | Detaillierte Nachricht des Anrufers |
Zusätzlich können Sie eigene Felder ergänzen, z. B. „Aktenzeichen” oder „Kundennummer”. Bei Nachfragen muss mindestens ein Feld ausgewählt sein.
Benachrichtigung
Wählen Sie, wie Sie über neue Nachrichten informiert werden: E-Mail, SMS oder WhatsApp — jeweils mit einer Zusammenfassung der hinterlassenen Nachricht. SMS und WhatsApp gehen an die Telefonnummer Ihres Benutzerkontos. Bei E-Mail legen Sie fest, wer die Zusammenfassung bekommt: die Adresse Ihres Benutzerkontos („An mich”), bis zu fünf weitere Adressen, etwa ein gemeinsames Büro-Postfach, oder beides. Jede Adresse hat einen Schalter: Ausgeschaltet bleibt sie in der Liste, bekommt aber keine E-Mail, bis Sie sie wieder einschalten. Ein erneuter Klick auf den gewählten Kanal deaktiviert die Benachrichtigung.
Schritt 3: Aktivieren
Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Konfiguration und die monatlichen Kosten der Telefonnummer.
- Prüfen Sie die Angaben
- Klicken Sie auf Mailbox aktivieren
Nach wenigen Sekunden erscheint Deine Mailbox-Nummer — die Telefonnummer wurde automatisch bereitgestellt und Ihrer Mailbox zugewiesen. Die Nummer wird dauerhaft oben auf der Mailbox-Seite angezeigt und lässt sich dort mit einem Klick kopieren.
Schritt 4: Anrufe auf die Mailbox umleiten
Damit verpasste Anrufe bei Ihrer Mailbox landen, richten Sie bei Ihrem Mobiltelefon oder Ihrer Telefonanlage eine Rufumleitung auf die Mailbox-Nummer ein — typischerweise „bei Nichtannahme” oder „bei Nichterreichbarkeit”.
Die passenden GSM-Codes und Telefonanlagen-Einstellungen finden Sie in Bestehende Nummer zu dalvon umleiten — tragen Sie dort einfach Ihre Mailbox-Nummer als Ziel ein.
Nachrichten abrufen
Jede hinterlassene Nachricht erscheint als Anruf unter Anrufe in der Seitenleiste. Dort finden Sie:
- Das vollständige Transkript des Gesprächs
- Die Zusammenfassung mit den erfassten Daten (Name, Rückrufnummer, Anliegen)
- Die Rufnummer des Anrufers
Zusätzlich erhalten Sie die Zusammenfassung direkt über Ihren gewählten Benachrichtigungskanal — Sie müssen also nicht aktiv ins Dashboard schauen.
Hinweis: Eine Nachricht kann bis zu 5 Minuten dauern, danach beendet die Mailbox das Gespräch automatisch.
Mailbox anpassen oder löschen
Alle Einstellungen aus dem Assistenten können Sie jederzeit unter Mailbox ändern: Identität, Persönlichkeit, Begrüßung, Stimme, Datenerfassung und Benachrichtigungen. Klicken Sie nach Änderungen auf Speichern.
Über Mailbox löschen entfernen Sie die Mailbox dauerhaft. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden — denken Sie daran, vorher die Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter zu deaktivieren.
Fehlerbehebung
Der Menüpunkt Mailbox fehlt
Entweder ist die Mailbox nicht in Ihrem Paket enthalten oder Ihnen fehlt die Berechtigung, sie anzuzeigen. Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation.
Hinweis „Keine Telefonnummer zugewiesen”
Der Mailbox ist keine Nummer zugeordnet, sie kann so keine Anrufe annehmen. Löschen Sie die Mailbox über Mailbox löschen und richten Sie sie neu ein — bei der Aktivierung wird automatisch eine neue Nummer zugewiesen. Hilft das nicht, wenden Sie sich an support@dalvon.ai.
Nächste Schritte
- Bestehende Nummer zu dalvon umleiten - Rufumleitung vom Handy oder der Telefonanlage konfigurieren
- Stimme auswählen - Mehr zu Stimmen und Hörproben
- Anrufdetails - Transkripte und Zusammenfassungen im Detail verstehen