Kontakte verwalten
Kontakte sind mehr als ein Adressbuch: Sie steuern, wen der Agent bei einer Weiterleitung anruft, welche Personen der Agent beim nächsten Anruf wiedererkennt und welche Gesprächsnotizen er dabei berücksichtigt.
Was Sie erreichen werden
- Einzelne Kontakte anlegen und bearbeiten
- Kontakttypen gezielt einsetzen
- Verstehen, wie das Gesprächsgedächtnis pro Kontakt funktioniert
- Die automatische Kontakterkennung einordnen
Kontakt anlegen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kontakte
- Klicken Sie oben rechts auf Neuer Kontakt
- Ein Seitenpanel öffnet sich — füllen Sie die gewünschten Felder aus
- Klicken Sie auf Speichern
Felder im Überblick
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Vorname / Nachname | Werden getrennt gespeichert — kein kombiniertes Namensfeld |
| Telefonnummern | Mehrere Nummern möglich; eine als primär markieren (Stern-Symbol) |
| E-Mail-Adressen | Ebenfalls mehrfach, mit Label (Arbeit, Privat, …) |
| Unternehmen / Position | Optional, für bessere Kontextualisierung |
| Kontakttyp | Steuert das Verhalten des Agenten — siehe unten |
| Tags | Freie Schlagworte für eigene Filterung |
| Notizen | Interne Bemerkungen, nur für Sie sichtbar |
Kontakt bearbeiten oder ansehen
Klicken Sie auf eine Zeile in der Kontaktliste, um die Detailansicht zu öffnen. Über Bearbeiten wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
Über das Drei-Punkte-Menü in der Zeile können Sie einen Kontakt direkt löschen. Gelöschte Kontakte können nicht wiederhergestellt werden.
Kontakttypen und ihre Wirkung
Der Kontakttyp ist das wichtigste Feld — er bestimmt, wie der Agent mit einer Nummer umgeht:
| Typ | Label | Wirkung |
|---|---|---|
normal | Kontakt | Standardmäßig, kein besonderes Verhalten |
customer | Kunde | Markiert als bekannter Endkunde |
employee | Mitarbeiter | Weiterleitung: Dieser Kontakt erscheint als Weiterleitungsziel im Agenten. Wird bei automatischen Cleanup-Aktionen ausgenommen. |
partner | Partner | Kooperationspartner, kein besonderes Routing |
supplier | Lieferant | Lieferanten-Markierung |
personal | Privat | Privater Kontakt |
Hinweis: Nur Kontakte vom Typ Mitarbeiter können als Weiterleitungsziele in der Agenten-Konfiguration ausgewählt werden. Wenn ein Weiterleitungsziel fehlt, prüfen Sie zuerst den Kontakttyp.
Gesprächsgedächtnis
Für jeden Kontakt, der einen Anruf ausgelöst hat, speichert dalvon automatisch eine Gesprächszusammenfassung. Diese erscheint im Kontakt-Panel unter Gesprächsgedächtnis als Liste datierter Einträge.
Der Agent liest dieses Gedächtnis zu Beginn des nächsten Anrufs vom selben Kontakt — sofern die Funktion im Agenten aktiviert ist. Dadurch kann er auf frühere Gespräche Bezug nehmen, ohne dass Sie manuell etwas eintragen müssen.
Das Gedächtnis wird pro Agent gespeichert, nicht plattformweit. Ein Anrufer, der zwei verschiedene Agenten erreicht, hat in jedem Agenten ein separates Gedächtnis.
Automatische Kontaktanlage
Wenn jemand anruft, dessen Nummer noch nicht in Ihrer Kontaktliste ist, legt der Agent automatisch einen neuen Kontakt an — sofern diese Option im Agenten aktiviert ist. Diese Automatik ist pro Agent konfiguriert, nicht global.
Um Duplikate zu vermeiden: Prüfen Sie vor dem Import großer Listen (über Importieren), ob Nummern bereits als Kontakte existieren. Die Plattform erkennt Duplikate beim Import anhand der primären Telefonnummer.
Kontakte suchen und filtern
In der Suchleiste können Sie nach Name oder Telefonnummer suchen. Über Erweiterte Filter stehen zusätzliche Felder zur Verfügung:
| Filter | Beispiel |
|---|---|
| Telefon | +49123… |
name@firma.de | |
| Unternehmen | Muster GmbH |
| PLZ | 60311, 60313 |
| Stadt | Frankfurt, Berlin |
| Land | Deutschland |
Mehrere Werte eines Filters trennen Sie mit Komma.
Sichtbarkeit
Beim Anlegen eines Kontakts können Sie die Sichtbarkeit auf Nur ich oder Organisation setzen. Kontakte mit Sichtbarkeit „Nur ich” sind für andere Teammitglieder nicht sichtbar und stehen auch als Weiterleitungsziel nicht zur Verfügung.
Nächste Schritte
- Kontakte importieren - Kontaktlisten per CSV auf einmal einlesen
- Bestehende Nummer zu dalvon umleiten - Mitarbeiter-Kontakte als Weiterleitungsziele konfigurieren
- Anrufdetails analysieren - Gesprächshistorie pro Anruf einsehen