Zusammenfassung kommt nicht an
Nach jedem Anruf sollte eine Gesprächszusammenfassung per E-Mail oder WhatsApp ankommen — doch das Postfach bleibt leer? Diese Anleitung hilft Ihnen, die Ursache einzugrenzen.
Wichtigste Erkenntnis vorab
Zusammenfassung und Versand sind zwei getrennte Schritte:
- Verarbeitung: Die Plattform erstellt nach dem Anruf automatisch eine Zusammenfassung — diese ist in der Anruf-Detailansicht sichtbar.
- Versand: Die Zusammenfassung wird per E-Mail oder WhatsApp zugestellt, wenn eine Nachverarbeitungs-Aktion konfiguriert ist.
Wenn Sie die Zusammenfassung in der Detailansicht sehen, aber keine E-Mail erhalten haben, liegt das Problem ausschließlich bei der Zustellung — der Anruf selbst ist vollständig dokumentiert.
Symptom: Keine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht nach dem Anruf
Erklärung: Die Zusammenfassung im Portal entsteht automatisch — für den Versand muss am Agenten aber eine Nachverarbeitungs-Aktion mit Empfänger konfiguriert sein. Ohne konfigurierte Aktion wird nichts verschickt.
Lösung:
- Öffnen Sie Ihren Agenten im Dashboard
- Wechseln Sie zum Tab Nachverarbeitung
- Prüfen Sie, ob unter Standard-Nachverarbeitungen eine E-Mail-Aktion aktiv ist
- Falls nein: Aktivieren Sie die E-Mail-Option und tragen Sie die Empfängeradresse ein
- Alternativ: Prüfen Sie unter Eigene Nachverarbeitungen, ob eine selbst erstellte Nachverarbeitung für diesen Agenten konfiguriert ist
- Speichern Sie den Agenten und schalten Sie ihn live
Hinweis: Änderungen greifen erst nach dem Live schalten. Ohne Veröffentlichung laufen Anrufe noch mit der alten Konfiguration.
Symptom: Auch im Portal fehlt die Zusammenfassung
Die Zusammenfassung in der Anruf-Detailansicht wird für jeden regulären Anruf automatisch erstellt — dafür ist keine Konfiguration nötig. Fehlt sie dort, liegt es in der Regel an einem der beiden Punkte:
- Der Anruf war sehr kurz oder wurde technisch unterbrochen — bei wenigen Sekunden Gesprächszeit entsteht keine sinnvolle Zusammenfassung.
- Die Verarbeitung läuft noch — direkt nach Gesprächsende kann es einen Moment dauern. Laden Sie die Detailansicht nach ein paar Minuten neu.
Fehlt die Zusammenfassung danach immer noch, melden Sie den Anruf mit Anruf-ID an den Support.
Symptom: Konfiguration ist vorhanden, aber E-Mail kommt nicht an
Schritt 1: Empfängeradresse prüfen
- Öffnen Sie den Agenten und wechseln Sie zum Tab Nachverarbeitung
- Prüfen Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse auf Tippfehler (z. B. fehlende Domain, Leerzeichen)
- Speichern Sie ggf. die korrigierte Adresse und schalten Sie live
Schritt 2: Spam-Ordner prüfen
Gesprächszusammenfassungen werden automatisch versendet und landen je nach E-Mail-Anbieter gelegentlich im Spam- oder Junk-Ordner.
- Öffnen Sie Ihren Spam-Ordner
- Suchen Sie nach E-Mails von dalvon oder mit dem Betreff Ihrer Zusammenfassung
- Markieren Sie die Mail als „kein Spam”, damit künftige Zusammenfassungen direkt ankommen
Schritt 3: Anruf prüfen — wurde er regulär beendet?
Zusammenfassungen werden nur für Anrufe erstellt, die vollständig abgewickelt wurden. Bei sehr kurzen Anrufen (weniger als einige Sekunden Gesprächszeit) oder technischen Unterbrechungen kann die Nachverarbeitung ausbleiben.
- Öffnen Sie den betroffenen Anruf unter Anrufe
- Sehen Sie ein Transkript und eine Zusammenfassung in der Detailansicht?
- Wenn ja: Der Anruf wurde verarbeitet — die Zusammenfassung muss nur noch ankommen (Spam prüfen, Adresse prüfen)
- Wenn nein: Der Anruf wurde möglicherweise zu früh unterbrochen
Symptom: Zusammenfassung kommt verzögert an
Erklärung: Die Nachverarbeitung läuft nach dem Gesprächsende asynchron — bei erhöhter Systemauslastung kann es einige Minuten dauern, bis die E-Mail zugestellt wird. Eine verspätete Mail bedeutet nicht, dass der Anruf verloren ist; er ist in der Detailansicht vollständig dokumentiert.
Wenn Zusammenfassungen regelmäßig mit mehr als 10 Minuten Verzögerung ankommen, wenden Sie sich an den Support.
Problem weiterhin vorhanden?
Folgende Informationen helfen beim Support:
- Anruf-ID: In der Detailansicht unter Anrufe sichtbar
- Datum und Uhrzeit des Anrufs
- E-Mail-Adresse, an die die Zusammenfassung gesendet werden soll
- Screenshot der Nachverarbeitungs-Konfiguration am Agenten
E-Mail: support@dalvon.ai
Chat: Im Dashboard unten rechts
Nächste Schritte
- Agenten-Nachverarbeitung einrichten - Empfänger und Aktionen konfigurieren
- Versionen und Veröffentlichen - Warum Änderungen erst nach Live-Schalten greifen
- Anrufdetails - Transkript und Zusammenfassung im Portal einsehen
- Problem melden - Wie Sie einen Fall effizient eskalieren