Nachverarbeitung einrichten
Definieren Sie, was nach jedem Gespräch automatisch passieren soll — zum Beispiel eine E-Mail-Zusammenfassung an die richtige Person, mit oder ohne Audio-Aufnahme als Anhang.
Was Sie erreichen werden
Nach dieser Anleitung können Sie:
- E-Mail-, WhatsApp- und SMS-Zusammenfassungen aktivieren
- Den Empfänger pro Agent festlegen — auch wenn Sie den Account für jemand anderen eingerichtet haben
- Die Audio-Aufnahme des Gesprächs an die E-Mail anhängen
- Die KI-Zusammenfassung mit einem eigenen Prompt anpassen
Voraussetzungen
- Ein eingerichteter Agent (Agent erstellen)
- Für den Audio-Anhang: aktivierte Sprachaufzeichnung im Tab Erweitert (Erweiterte Einstellungen)
Tab “Nachverarbeitung” öffnen
- Öffnen Sie Ihren Agenten im Dashboard
- Wechseln Sie zum Tab Nachverarbeitung
Der Tab enthält drei Bereiche: Individuelle Zusammenfassung, Standard-Nachverarbeitungen und Eigene Nachverarbeitungen.
Standard-Nachverarbeitung auswählen
Unter Standard-Nachverarbeitungen finden Sie vorgefertigte Optionen für E-Mail, WhatsApp und SMS. Neben jeder Option steht der Preis pro Nachricht (oder Kostenlos).
- Klicken Sie auf eine Karte (z. B. E-Mail), um sie zu aktivieren — aktivierte Karten werden hervorgehoben
- Speichern Sie den Agenten
Ab jetzt wird nach jedem Gespräch automatisch eine Zusammenfassung versendet. Ohne weitere Konfiguration geht sie an An mich — also an den Account, mit dem der Agent erstellt wurde.
Empfänger konfigurieren
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol einer aktivierten Karte. Es öffnet sich das Panel ”… anpassen”, in dem Sie die Einstellungen für diesen Agenten überschreiben. Leere Felder verwenden weiterhin die Standardeinstellungen.
Im Bereich Empfänger stehen vier Optionen zur Wahl:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| An mich | Der Account, der den Agenten erstellt hat (Standard) |
| Gesprächspartner | Die Person, die angerufen hat bzw. angerufen wurde |
| Benutzerdefiniert | Eine feste E-Mail-Adresse oder Telefonnummer Ihrer Wahl |
| KI-Extraktion | Die KI wählt den Empfänger anhand einer Regel, die Sie formulieren |
Bei Benutzerdefiniert geben Sie je nach Kanal eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder WhatsApp-Nummer ein. Bei KI-Extraktion beschreiben Sie in der KI-Extraktionsregel die Bedingungen und die zugehörigen Empfänger, z. B.: Wenn der Anrufer eine Beschwerde hat, schicke die Nachricht an beschwerden@firma.de, sonst an info@firma.de.
Klicken Sie zum Abschluss auf Überschreibung speichern und speichern Sie danach den Agenten.
Hinweis für Agenturen: Wenn Sie den Account für einen Kunden eingerichtet haben, landen die Zusammenfassungen zunächst bei Ihnen — denn der Standard-Empfänger An mich ist der Account-Ersteller. Stellen Sie den Empfänger auf Benutzerdefiniert und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein.
E-Mail-Zusammenfassung im Detail
Im Anpassungs-Panel der E-Mail-Nachverarbeitung finden Sie unter E-Mail-Konfiguration weitere Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Betreffzeile der E-Mail (Standard: Anruf-Zusammenfassung), Pflichtfeld |
| Einleitungstext | Optionaler Text vor der Zusammenfassung |
| Schlusstext | Optionaler Text nach der Zusammenfassung |
| Audio-Aufnahme anhängen | Hängt die Gesprächsaufnahme als Datei an die E-Mail an |
| Audio-Format | Dateiformat der Aufnahme (Standard: MP3), erscheint nur bei aktiviertem Audio-Anhang |
Audio-Anhang aktivieren
- Aktivieren Sie im Tab Erweitert die Sprachaufzeichnung — ohne Aufzeichnung gibt es keine Aufnahme, die angehängt werden könnte
- Öffnen Sie im Tab Nachverarbeitung über das Zahnrad-Symbol die E-Mail-Konfiguration
- Aktivieren Sie den Schalter Audio-Aufnahme anhängen
- Wählen Sie bei Bedarf das Audio-Format
- Klicken Sie auf Überschreibung speichern und speichern Sie den Agenten
SMS und WhatsApp
Bei SMS und WhatsApp konfigurieren Sie statt eines Betreffs eine Nachrichtenvorlage (Pflichtfeld). Darin können Sie Variablen einfügen, z. B. {{contact.full_name}} für den Namen des Anrufers oder {{content.summary}} für die Gesprächszusammenfassung (Variablen verwenden).
Bei WhatsApp gibt es zusätzlich:
- Audio-Aufnahme anhängen falls verfügbar — wie beim E-Mail-Anhang ist die aktive Sprachaufzeichnung Voraussetzung
- Interaktive Buttons — anklickbare Antwort-Buttons in der WhatsApp-Nachricht
Pflichtfelder im Überblick
Erscheint beim Speichern die Meldung “Füllen Sie dieses Feld aus”, fehlt eines dieser Pflichtfelder:
| Kanal | Pflichtfelder |
|---|---|
| Betreff; bei Empfänger Benutzerdefiniert die E-Mail-Adresse; bei KI-Extraktion die Regel | |
| SMS / WhatsApp | Nachrichtenvorlage; bei Benutzerdefiniert die Telefonnummer; bei KI-Extraktion die Regel |
Prüfen Sie insbesondere Felder, die erst nach einer Auswahl eingeblendet werden — etwa das Empfänger-Feld bei Benutzerdefiniert.
Nur bei bestimmten Kategorien auslösen
Im Anpassungs-Panel finden Sie unter Auslösung den Schalter Nur bei bestimmten Kategorien auslösen. Damit wird die Nachverarbeitung nur ausgeführt, wenn das Gespräch einer der gewählten Kategorien zugeordnet wurde — praktisch, um z. B. SMS-Kosten auf wichtige Anrufe zu beschränken.
Individuelle Zusammenfassung
Mit einem eigenen Prompt steuern Sie, wie die KI-Zusammenfassung nach jedem Anruf erstellt wird — etwa welche Felder extrahiert werden, in welchem Format oder in welcher Sprache.
- Aktivieren Sie den Schalter bei Individuelle Zusammenfassung
- Geben Sie Ihre Anweisungen in das Textfeld ein
- Speichern Sie den Agenten
Beispiele für Anweisungen:
| Anwendungsfall | Anweisung |
|---|---|
| E-Commerce | Extrahiere immer die Bestellnummer, falls genannt |
| Support | Kategorisiere jedes Gespräch als Bug, Feature-Wunsch oder Frage |
| Vertrieb | Notiere Budget, Zeitrahmen und Entscheidungsträger |
Die individuelle Zusammenfassung gilt für alle Kanäle — sie verändert den Inhalt, den E-Mail, SMS und WhatsApp versenden.
Eigene Nachverarbeitungen
Unter Eigene Nachverarbeitungen sehen Sie selbst erstellte Workflows — z. B. Webhook-Aufrufe an Ihre eigenen Systeme — mit der Kennzeichnung Organisation oder Persönlich. Erstellt und verwaltet werden sie auf der Seite Nachverarbeitung in der Seitenleiste über Neue Nachverarbeitung. Im Agenten wählen Sie sie genauso per Klick aus wie die Standard-Optionen.
Testen
- Speichern Sie den Agenten
- Führen Sie einen Testanruf durch
- Prüfen Sie, ob die Zusammenfassung beim richtigen Empfänger ankommt
- Bei aktiviertem Audio-Anhang: Prüfen Sie, ob die Aufnahme an der E-Mail hängt
Kommt keine Zusammenfassung an, hilft der Artikel Zusammenfassung kommt nicht an.
Nächste Schritte
- Erweiterte Einstellungen - Sprachaufzeichnung und weitere Agent-Optionen
- Variablen verwenden - Platzhalter in Nachrichtenvorlagen
- Nachrichten senden - Nachrichten bereits während des Gesprächs verschicken
- Zusammenfassung kommt nicht an - Fehlersuche bei ausbleibenden Benachrichtigungen