Nutzer verwalten
Alle Schritte rund um Ihr Team erledigen Sie direkt in der Benutzerverwaltung — vom Einladen neuer Kolleginnen und Kollegen bis zum Deaktivieren ausgeschiedener Mitarbeiter.
Was Sie erreichen werden
- Neue Nutzer anlegen und sofort mit der richtigen Rolle ausstatten
- Bestehende Nutzer bearbeiten (Name, E-Mail, Rolle)
- Passwörter für Ihr Team zurücksetzen
- Zugänge temporär deaktivieren oder dauerhaft entfernen
Voraussetzungen
- Sie haben die Rolle Administrator oder Manager in Ihrer Organisation
Zur Benutzerverwaltung navigieren
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Organisation
- Wählen Sie den Tab Benutzer
Sie sehen eine Liste aller Nutzer mit Name, E-Mail-Adresse, zugewiesenen Rollen und Status.
Schritt 1: Neuen Nutzer anlegen
- Klicken Sie auf Benutzer erstellen
- Füllen Sie das Formular aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Vor- und Nachname des Nutzers |
| E-Mail-Adresse für die Anmeldung | |
| Telefon | Optional |
| Rollen | Mindestens eine Rolle muss ausgewählt sein |
- Klicken Sie auf Speichern
Das System generiert ein sicheres Initialpasswort und zeigt es einmalig an.
Hinweis für Administratoren: Beim Anlegen eines Agenten steht im Formular die Option Für Benutzer erstellen zur Verfügung. Damit können Administratoren einen neuen Agenten direkt einem bestimmten Teammitglied zuordnen — der Agent erscheint dann in der Agentenansicht dieses Nutzers.
Wichtig: Das Initialpasswort wird nur einmal angezeigt. Kopieren Sie es oder klicken Sie auf Per E-Mail, um es direkt an den neuen Nutzer zu senden. Der Nutzer kann das Passwort nach der ersten Anmeldung unter Einstellungen selbst ändern.
Schritt 2: Nutzer bearbeiten
- Klicken Sie auf den Nutzer in der Liste
- Wählen Sie Benutzer bearbeiten (Stift-Symbol)
- Ändern Sie Name, E-Mail-Adresse, Telefon oder Rollen
- Klicken Sie auf Speichern
Änderbare Felder
- Name
- E-Mail-Adresse (der Nutzer meldet sich danach mit der neuen Adresse an)
- Telefonnummer
- Zugewiesene Rollen
Schritt 3: Passwort zurücksetzen
Falls ein Teammitglied sein Passwort vergessen hat und sich nicht selbst zurücksetzen kann:
- Klicken Sie auf den Nutzer in der Liste
- Klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol
- Bestätigen Sie die Aktion
Ein neues Passwort wird generiert und einmalig angezeigt. Das bisherige Passwort ist sofort ungültig. Senden Sie das neue Passwort sicher an den Nutzer.
Hinweis: Nutzer können ihr Passwort auch selbst zurücksetzen — über den Link Vergessen? auf der Anmeldeseite oder unter Einstellungen > Passwort ändern. Nur wenn beides nicht möglich ist, ist der Admin-Reset nötig.
Schritt 4: Nutzer deaktivieren und reaktivieren
Wenn ein Teammitglied vorübergehend keinen Zugang benötigt (z. B. längere Abwesenheit):
- Klicken Sie auf den Nutzer
- Wählen Sie Suspendieren
- Bestätigen Sie die Aktion
Der Nutzer kann sich ab sofort nicht mehr anmelden. Alle Daten und Einstellungen bleiben erhalten.
Reaktivieren
- Finden Sie den suspendierten Nutzer (Status: Suspendiert)
- Klicken Sie auf Reaktivieren
- Der Nutzer kann sich wieder anmelden
Schritt 5: Nutzer löschen
Achtung: Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Bevorzugen Sie Suspendieren, wenn Sie unsicher sind.
- Klicken Sie auf den Nutzer
- Wählen Sie das Papierkorb-Symbol
- Bestätigen Sie die Löschung
Nach der Löschung:
- Der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden
- Erstellte Agenten, Wissen und andere Ressourcen bleiben der Organisation erhalten
Nutzerliste filtern und durchsuchen
- Suche: Geben Sie Name oder E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein
- Rollenfilter: Wählen Sie im Dropdown eine Rolle aus, um nur Nutzer mit dieser Rolle anzuzeigen
Häufige Fragen
Kann ich die E-Mail-Adresse ändern?
Ja. Bearbeiten Sie den Nutzer und tragen Sie die neue Adresse ein. Der Nutzer meldet sich danach mit der neuen Adresse an.
Was passiert mit den Daten eines gelöschten Nutzers?
Erstellte Agenten, Sammlungen und Anrufe bleiben der Organisation erhalten und werden nicht gelöscht.
Wie viele Nutzer kann ich anlegen?
Das hängt von Ihrem Tarif ab. Den aktuellen Stand sehen Sie unter Organisation > Abrechnung.
Nächste Schritte
- Rollen und Berechtigungen - Welche Rolle ist für wen geeignet
- Passwort zurücksetzen - Selbst-Reset und Admin-Reset im Detail
- Organisationseinstellungen - Geschäftszeiten und Details konfigurieren