Rollen und Berechtigungen
Das Rollensystem steuert, welche Funktionen Ihre Teammitglieder nutzen können. dalvon bringt vier vorgefertigte Rollen mit — für die meisten Organisationen reichen diese aus. Darüber hinaus können Sie eigene Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen.
Was Sie erreichen werden
- Die vier Standard-Rollen und ihre Einsatzgebiete kennen
- Eigene Rollen erstellen und gezielt Berechtigungen vergeben
- Den Eskalationsschutz verstehen (warum manche Zuweisungen nicht funktionieren)
Voraussetzungen
- Sie haben die Rolle Administrator in Ihrer Organisation
Zur Rollenverwaltung navigieren
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Organisation
- Wählen Sie den Tab Rollen
Sie sehen alle verfügbaren Rollen unterteilt in Standard-Rollen und benutzerdefinierte Rollen.
Standard-Rollen
Standard-Rollen sind vorkonfiguriert und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
| Rolle | Typischer Einsatz | Kann Rollen verwalten? | Sieht alle Ressourcen? |
|---|---|---|---|
| Administrator | Geschäftsführung, IT-Admin | Ja | Ja |
| Manager | Teamleitung, Abteilungsleitung | Nein | Ja |
| Mitglied | Alle regulären Nutzer | Nein | Nur eigene |
| Betrachter | Controlling, externe Berater | Nein | Nur eigene (Lesen) |
Administrator
Voller Zugriff auf alle Funktionen der Organisation:
- Nutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen
- Rollen erstellen, bearbeiten und zuweisen
- Organisationseinstellungen ändern
- Abrechnung einsehen und verwalten
- Alle Agenten, Sammlungen, Anrufe und Kontakte sehen und bearbeiten
Manager
Erweiterte Rechte für Teamleiter — ohne Zugriff auf Nutzer- und Abrechnungsverwaltung:
- Alle Ressourcen der Organisation einsehen und bearbeiten
- Agenten, Sammlungen und Kontakte für andere anlegen
- Anrufe aller Teammitglieder einsehen
Mitglied
Standardrechte für den Alltag:
- Eigene Agenten anlegen und verwalten
- Eigenes Wissen hinzufügen
- Eigene Anrufe einsehen
- Eigene Kontakte verwalten
Betrachter
Nur-Lese-Zugriff — keine Änderungen möglich:
- Alle eigenen Ressourcen einsehen
- Ideal für Reporting und Monitoring
Eigene Rolle erstellen
Wenn die Standard-Rollen nicht passen, können Sie eine individuelle Rolle zusammenstellen.
- Klicken Sie auf Neue Rolle
- Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein (z. B.
Call-Center Monitoring) - Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
- Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus den Kategorien
- Klicken Sie auf Speichern
Berechtigungskategorien im Überblick
| Kategorie | Enthält Rechte für |
|---|---|
| Benutzer | Nutzer anzeigen, anlegen, bearbeiten, löschen |
| Agenten | Eigene / alle Agenten anzeigen, anlegen, bearbeiten, löschen, übertragen |
| Wissen | Eigene / alle Sammlungen anzeigen, anlegen, bearbeiten, löschen |
| Anrufe | Eigene / alle Anrufe anzeigen, Testanrufe starten, herunterladen, löschen |
| Kontakte | Eigene / alle Kontakte anzeigen, anlegen, bearbeiten, löschen |
| Integrationen | Verbindungen anzeigen, anlegen, bearbeiten, löschen |
| API-Schlüssel | Schlüssel anzeigen, anlegen, löschen |
| Organisation & Abrechnung | Einstellungen ändern, Rechnungen einsehen und verwalten |
Beispiel: Nur-Anrufe-Rolle
Eine Rolle für Mitarbeitende, die ausschließlich Anrufaufzeichnungen einsehen:
- Eigene Anrufe anzeigen
- Alle Anrufe der Organisation anzeigen
- Eigene Agenten anzeigen
Rolle bearbeiten und löschen
Nur benutzerdefinierte Rollen können bearbeitet oder gelöscht werden.
Bearbeiten:
- Klicken Sie auf die Rolle in der Übersicht
- Ändern Sie Name, Beschreibung oder Berechtigungen
- Klicken Sie auf Speichern — Änderungen wirken sofort für alle Nutzer mit dieser Rolle
Löschen:
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol bei der Rolle
- Bestätigen Sie die Löschung
Achtung: Rollen mit zugewiesenen Nutzern können nicht gelöscht werden. Weisen Sie betroffenen Nutzern zuerst eine andere Rolle zu.
Mehrere Rollen pro Nutzer
Nutzer können mehrere Rollen gleichzeitig haben. Die Berechtigungen werden kombiniert: Wenn eine der zugewiesenen Rollen eine Berechtigung erlaubt, gilt sie als erlaubt — es gibt keine Verbots-Berechtigungen.
Wann mehrere Rollen sinnvoll sind:
- Temporäre Erweiterung bei Vertretung
- Spezielle Zusatzaufgabe neben der Hauptrolle (z. B. Mitglied + Content-Rolle)
Eskalationsschutz — warum manche Zuweisungen blockiert werden
dalvon verhindert, dass Nutzer anderen mehr Rechte geben können als sie selbst haben. Wenn Sie versuchen, einem Nutzer eine Rolle zuzuweisen, die Berechtigungen enthält, die Sie selbst nicht besitzen, erscheint die Meldung:
You do not have permission to set scope 'organization'.
Maximum allowed scope is 'user'
Was das bedeutet: Die Rolle, die Sie zuweisen möchten, erlaubt org-weite Sichtbarkeit oder org-weite Bearbeitung — Rechte, die Ihr eigenes Profil nicht enthält.
Lösung:
- Bitten Sie einen Administrator mit vollständigen Rechten, die Zuweisung vorzunehmen
- Oder prüfen Sie, ob Ihre eigene Rolle die benötigten Berechtigungen enthält
Best Practices
- Minimale Rechte: Geben Sie Nutzern nur die Berechtigungen, die sie für ihre Arbeit brauchen
- Klare Benennung: Aussagekräftige Rollennamen erleichtern spätere Audits (
Support Level 1stattRolle 2) - Beschreibungen pflegen: Kurze Beschreibung bei jeder eigenen Rolle — damit andere Administratoren den Zweck verstehen
- Regelmäßige Prüfung: Überprüfen Sie quartalweise, ob alle Rollen noch passen und Nutzer die richtigen Rechte haben
Nächste Schritte
- Nutzer verwalten - Nutzer anlegen und Rollen zuweisen
- Organisationseinstellungen - Geschäftszeiten und Details konfigurieren