Kontakte importieren
Statt Kontakte einzeln anzulegen, importieren Sie ganze Listen auf einmal — per CSV- oder Excel-Datei. Diese Anleitung führt Sie durch den Import-Assistenten und zeigt, wie Sie Duplikate und typische Import-Fehler vermeiden.
Was Sie erreichen werden
- Eine Kontaktliste als CSV- oder Excel-Datei vorbereiten
- Kontakte über den Import-Assistenten hochladen und Spalten zuordnen
- Duplikate beim Import gezielt überspringen oder aktualisieren
- Häufige Import-Fehler erkennen und beheben
Voraussetzungen
- Ein dalvon-Konto mit Zugriff auf den Bereich Kontakte
- Eine Kontaktliste als
.csv,.xlsxoder.xls-Datei
Die Datei vorbereiten
Die erste Zeile Ihrer Datei muss die Spaltenüberschriften enthalten. Welche Spalten Sie verwenden, ist weitgehend frei — Sie ordnen sie im Assistenten den Kontaktfeldern zu. Mindestens eine dieser Angaben muss pro Kontakt vorhanden sein:
| Feld | Beispiel-Spaltennamen |
|---|---|
| Vorname | first_name, vorname |
| Telefonnummer | phone, telefon |
| E-Mail-Adresse | email, e-mail |
Darüber hinaus können Sie unter anderem folgende Felder importieren: Anrede, Nachname, Unternehmen, Position, Kundennummer, Notizen, Tags, Kontakttyp, Sprachen, Themen sowie Adressfelder (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land).
Hinweis: Verwenden Sie gängige deutsche oder englische Spaltennamen wie
vorname,nachname,telefon,firma— dann ordnet der Assistent die Spalten automatisch zu. Im Assistenten finden Sie außerdem den Link Beispiel-CSV herunterladen, der Ihnen eine fertige Vorlage liefert.
Telefonnummern richtig formatieren
Telefonnummern werden beim Import automatisch in das internationale Format umgewandelt. Diese Schreibweisen werden akzeptiert:
| Schreibweise | Beispiel | Wird gespeichert als |
|---|---|---|
International mit + | +4915123456789 | +4915123456789 |
| National (deutsch) | 015123456789 | +4915123456789 |
International mit 00 | 0049 151 23456789 | +4915123456789 |
Hinweis: Bei Nummern außerhalb Deutschlands geben Sie immer die Landesvorwahl mit an (z. B.
+43für Österreich,+41für die Schweiz). Eine national geschriebene Nummer ohne Vorwahl wird sonst als deutsche Nummer interpretiert.
Weitere Format-Regeln:
- Tags können kommagetrennt in einer Zelle stehen:
Kunde, VIP, Premium - E-Mail-Adressen müssen dem Format
name@domain.deentsprechen - Leere Zeilen werden automatisch übersprungen
- Für den Kontakttyp sind die Werte
normal,customer,employee,partner,supplierundpersonalgültig
Schritt 1: Datei hochladen
- Öffnen Sie den Bereich Kontakte im Dashboard
- Klicken Sie oben rechts auf Importieren
- Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie, um sie auszuwählen
Nach dem Hochladen wird die Datei analysiert und die Anzahl der erkannten Zeilen angezeigt. Der Assistent wechselt automatisch zum nächsten Schritt.
Schritt 2: Spalten zuordnen
Im Schritt Spalten zuordnen verbinden Sie die Spalten Ihrer Datei mit den Kontaktfeldern. Bekannte Spaltennamen werden bereits automatisch vorgeschlagen — prüfen Sie die Zuordnung und ergänzen Sie fehlende Felder.
Pro Kontaktfeld haben Sie drei Möglichkeiten:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Spalte auswählen | Der Wert wird pro Zeile aus dieser Spalte übernommen |
| Fester Wert | Alle importierten Kontakte erhalten denselben Wert (z. B. Tag Messe-2026) |
| Nicht zugeordnet | Das Feld bleibt leer |
Eine Vorschau zeigt Ihnen, wie die ersten Zeilen nach der Zuordnung aussehen. Erkennt der Assistent Probleme (z. B. ungültige E-Mail-Formate), werden die betroffenen Zeilen mit Zeilennummer aufgelistet — Sie können dann zurückgehen, die Datei korrigieren und erneut hochladen.
Hinweis: Ohne mindestens ein zugeordnetes Identifikationsfeld (Vorname, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) lässt sich der Import nicht starten.
Schritt 3: Optionen festlegen — so geht dalvon mit Duplikaten um
Im Schritt Optionen bestimmen Sie, was mit Kontakten passiert, die bereits in Ihrer Kontaktliste existieren. Ein Kontakt gilt als Duplikat, wenn seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bereits vorhanden ist.
| Option | Standard | Wirkung |
|---|---|---|
| Duplikate überspringen | aktiviert | Bereits vorhandene Kontakte werden nicht erneut angelegt |
| Bestehende Kontakte aktualisieren | deaktiviert | Vorhandene Kontakte werden mit den Daten aus der Datei überschrieben |
| Alle bestehenden Kontakte löschen | deaktiviert | Achtung: Löscht Ihre komplette Kontaktliste vor dem Import |
| E-Mail-Adressen validieren | aktiviert | Zeilen mit ungültigem E-Mail-Format werden als Fehler gemeldet |
| Leerzeichen entfernen | aktiviert | Führende und nachfolgende Leerzeichen werden aus allen Feldern entfernt |
Hinweis: Lassen Sie Duplikate überspringen aktiviert, wenn Sie dieselbe Liste mehrfach importieren — so entstehen keine doppelten Kontakte. Möchten Sie eine aktualisierte Liste einspielen, aktivieren Sie zusätzlich Bestehende Kontakte aktualisieren.
Klicken Sie anschließend auf Importieren, um den Import zu starten.
Schritt 4: Ergebnis prüfen
Nach dem Import sehen Sie eine Zusammenfassung mit drei Zahlen:
- Erfolgreich — neu angelegte Kontakte
- Duplikate — übersprungene, bereits vorhandene Kontakte
- Fehler — Zeilen, die nicht importiert werden konnten
Bei Fehlern wird jede betroffene Zeile mit Zeilennummer und Fehlergrund aufgelistet. Korrigieren Sie die genannten Zeilen in Ihrer Datei und importieren Sie nur diese erneut — die bereits erfolgreich importierten Kontakte werden dank Duplikat-Erkennung nicht doppelt angelegt.
Kontakte exportieren
Einen Export-Button gibt es in der Kontaktliste derzeit nicht — der Export Ihrer Kontakte als CSV- oder Excel-Datei ist über die dalvon-API möglich. Wie Sie die API einrichten, lesen Sie in der API-Einführung.
Fehlerbehebung
”Datei ist leer oder konnte nicht gelesen werden”
Die Datei enthält keine Daten oder ein nicht lesbares Format. Prüfen Sie, ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält und speichern Sie die Datei als CSV (UTF-8) oder .xlsx neu.
Import-Button bleibt ausgegraut
Es ist kein Identifikationsfeld zugeordnet. Ordnen Sie im Schritt Spalten zuordnen mindestens eines der Felder Vorname, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse einer Spalte zu.
Zeilen werden mit “Ungültiges E-Mail-Format” abgelehnt
Die E-Mail-Spalte enthält Werte ohne @ oder Domain (häufig: Platzhalter wie “keine” oder Leerzeichen-Reste). Korrigieren Sie die Werte oder lassen Sie die Zellen leer.
Telefonnummern sehen nach dem Import anders aus
Das ist gewollt: Alle Nummern werden in das einheitliche internationale Format (+49…) umgewandelt. Nur so kann der Agent Anrufer zuverlässig erkennen und Kontakte korrekt anwählen.
Nach mehrfachem Import existieren doppelte Kontakte
Die Duplikat-Erkennung vergleicht E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Unterscheiden sich diese zwischen den Importen (z. B. einmal mit, einmal ohne E-Mail), entstehen separate Kontakte. Löschen Sie die Dubletten in der Kontaktliste und achten Sie darauf, in jeder Import-Datei dieselben Identifikationsfelder zu befüllen.
Nächste Schritte
- Kontakte verwalten - Kontakttypen, Kategorien und Felder im Detail
- Kampagne erstellen - Importierte Kontakte für Anruf-Kampagnen nutzen
- Anrufe an Mitarbeiter weiterleiten - Mitarbeiter-Kontakte als Weiterleitungsziele verwenden