Workflows: Best Practices
Mit dem visuellen Workflow-Builder im Tab Flow Ihres Agenten legen Sie fest, wie ein Gespräch Schritt für Schritt abläuft. Dieser Artikel erklärt, wann sich ein Workflow gegenüber dem reinen Prompt lohnt — und welche Konventionen Sie kennen sollten, damit der Workflow zuverlässig das tut, was Sie erwarten.
Was Sie erreichen werden
Nach dieser Anleitung können Sie:
- Entscheiden, ob Ihr Anwendungsfall einen Workflow braucht oder ein guter Prompt reicht
- Nodes so gestalten, dass der Agent keinen Schritt überspringt
- Die wichtigste Konvention anwenden: Node-Texte haben Vorrang vor dem Prompt
- Werkzeuge gezielt pro Node freigeben
- Gespräche sauber über einen End-Node beenden
Voraussetzungen
- Ein bestehender Agent (Agent erstellen)
- Grundverständnis des Prompts (Prompt schreiben)
Wann Workflow — und wann reicht der Prompt?
Ein Workflow ist kein Ersatz für den Prompt, sondern eine Ergänzung für strukturierte Abläufe. Viele Anwendungsfälle kommen ohne Workflow aus.
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Allgemeine Auskunft, FAQ, freie Gesprächsführung | Nur Prompt — flexibler und einfacher zu pflegen |
| Fester Ablauf mit klaren Stationen (z. B. erst qualifizieren, dann Termin, dann verabschieden) | Workflow |
| Verzweigungen je nach Anliegen (Bestellung → Pfad A, Reklamation → Pfad B) | Workflow |
| Bestimmte Werkzeuge sollen nur in bestimmten Gesprächsphasen verfügbar sein | Workflow mit Tool-Einschränkung |
| Eine einzelne Regel („immer nach der Telefonnummer fragen”) | Nur Prompt |
Hinweis: Der Workflow wird automatisch aktiv, sobald Nodes auf der Arbeitsfläche liegen — es gibt keinen separaten Ein/Aus-Schalter. Wenn Sie den Workflow nicht mehr nutzen möchten, entfernen Sie die Nodes.
Die Bausteine im Überblick
Jeder Schritt im Workflow ist ein Node auf der Arbeitsfläche. Sie fügen Nodes über die Toolbar hinzu (Ziel, Tool, Transfer, Beenden) und verbinden sie durch Ziehen vom Ausgang eines Nodes zum Eingang des nächsten.
| Node-Typ | Wofür |
|---|---|
| Gesprächsziel | Der wichtigste Baustein: Im Feld Prompt beschreiben Sie, was der Agent in diesem Schritt tun soll |
| Tool-Ausführung | Führt automatisch ein Tool oder eine Integration aus; verzweigt danach in Erfolg- oder Fehler-Pfad |
| Weiterleitung | Übergibt den Anruf an eine Person oder einen anderen KI-Agenten |
| Anruf beenden | Beendet das Gespräch, optional mit einer Abschlussnachricht |
Klicken Sie auf eine Verbindung zwischen zwei Nodes, um eine Bedingung in natürlicher Sprache zu hinterlegen — z. B. Kunde möchte einen Termin vereinbaren. Anhand dieser Bedingung entscheidet der Agent, welchen Pfad er nimmt.
Best Practice 1: Node-Texte nicht zu kurz halten
Sehr kleinteilige Schritte sind die häufigste Ursache für Workflows, die sich „anders als gebaut” anfühlen. Ein Gesprächsziel-Node, dessen Prompt nur aus ein bis zwei kurzen Sätzen besteht, kann vom Agenten mit dem nächsten Schritt zusammengefasst oder im Gesprächsfluss übergangen werden.
So machen Sie es besser:
- Geben Sie jedem Gesprächsziel-Node ein eigenständiges, inhaltlich substanzielles Ziel — etwas, das ein echter Gesprächsschritt ist, nicht nur ein einzelner Satz
- Legen Sie sehr kurze Zwischenschritte (z. B. eine einzelne Bestätigungsfloskel) mit dem vorherigen Node zusammen, statt einen eigenen Node dafür anzulegen
- Soll am Gesprächsende nur noch ein fester Satz gesprochen werden, gehört der in die Abschlussnachricht des End-Nodes — nicht in ein eigenes Mini-Gesprächsziel davor
Best Practice 2: Node-Texte haben Vorrang vor dem Prompt
Das ist die wichtigste Konvention im Workflow-Builder:
So funktioniert es: Texte, die Sie direkt an einem Node hinterlegen — der Prompt eines Gesprächsziels, die Nachricht vor Weiterleitung an einem Weiterleitungs-Node oder die Abschlussnachricht an einem End-Node — überstimmen zur Laufzeit den Haupt-Prompt des Agenten. Steht im Haupt-Prompt eine bestimmte Verabschiedungsformel, am End-Node aber ein anderer Text, spricht der Agent den Text vom Node.
Das ist gewollt: Node-Texte machen einzelne Schritte präzise steuerbar. Es hat aber eine praktische Konsequenz, die oft übersehen wird:
Wenn Sie den Haupt-Prompt ändern, müssen Sie die Node-Texte mitpflegen. Ein typisches Szenario: Sie überarbeiten im Prompt die Abschlussformel, testen den Agenten — und er verabschiedet sich weiterhin mit dem alten Wortlaut. Die Ursache ist fast immer ein End- oder Weiterleitungs-Node, dessen Nachricht noch den alten Text trägt.
Checkliste bei jeder Prompt-Überarbeitung:
- Öffnen Sie den Tab Flow Ihres Agenten
- Klicken Sie nacheinander alle End-Nodes und Weiterleitungs-Nodes an
- Prüfen Sie die Felder Abschlussnachricht bzw. Nachricht vor Weiterleitung auf veraltete Formulierungen
- Prüfen Sie auch die Prompt-Felder der Gesprächsziel-Nodes, wenn sich Regeln geändert haben, die dort wiederholt werden
Best Practice 3: Werkzeuge pro Node freigeben
Standardmäßig kann der Agent alle seine Werkzeuge — Fähigkeiten, Integrationen, Wissen und Weiterleitungen — in jedem Schritt des Workflows nutzen. Bei Gesprächsziel-Nodes können Sie das gezielt einschränken:
- Klicken Sie auf einen Gesprächsziel-Node
- Scrollen Sie im Bearbeitungspanel zum Abschnitt Tools einschränken
- Aktivieren Sie die Schalter für die Werkzeuge, die in diesem Schritt verfügbar sein sollen — gruppiert nach Fähigkeiten, Integrationen, Wissen und Weiterleitungen
Dabei gilt: Sobald Sie ein Werkzeug einem Node zuweisen, ist es nur noch in den zugewiesenen Nodes aktiv — in allen anderen Schritten steht es dem Agenten nicht mehr zur Verfügung. Über Zurücksetzen heben Sie die Einschränkung wieder auf, das Werkzeug ist dann wieder überall nutzbar.
Warum sich das lohnt: Je weniger Werkzeuge dem Agenten in einem Schritt zur Auswahl stehen, desto zuverlässiger wählt er das richtige. Ein Agent, der erst im dritten Gesprächsschritt weiterleiten soll, sollte die Weiterleitung auch erst dort freigeschaltet bekommen.
Hinweis: Bei Integrationen mit mehreren Aktionen können Sie zusätzlich einzelne Aktionen pro Node an- und abwählen.
Best Practice 4: Gespräche über einen End-Node beenden
Modellieren Sie das Gesprächsende immer explizit mit einem Anruf beenden-Node — lassen Sie Pfade nicht einfach offen enden. Ein offener Pfad zwingt den Agenten, das Ende selbst zu improvisieren; ein End-Node macht es planbar:
- Fügen Sie über die Toolbar einen Beenden-Node hinzu
- Verbinden Sie jeden Gesprächspfad, der zum Ende führen kann, mit einem End-Node — auch Sonderfälle wie „kein Interesse” oder „falsch verbunden”
- Hinterlegen Sie in der Abschlussnachricht den Satz, den der Agent vor dem Auflegen spricht (denken Sie an Best Practice 2: dieser Text hat Vorrang vor dem Prompt)
- Optional: Tragen Sie unter Ergebnis / Disposition ein Stichwort wie
Termin vereinbartoderKein Bedarfein — es erscheint anschließend in der Anrufübersicht als Ergebnis des Gesprächs
Sie können mehrere End-Nodes mit unterschiedlichen Abschlussnachrichten und Ergebnissen verwenden, z. B. einen für erfolgreiche Terminbuchungen und einen für Anrufer ohne Anliegen.
Workflow testen
Testen Sie nach jeder Änderung mit einem Testanruf, ob der Agent die Pfade wie geplant durchläuft — insbesondere nach Prompt-Überarbeitungen (Best Practice 2) und Änderungen an der Tool-Freigabe. Wie Sie systematisch testen, zeigt Agent testen.
Nächste Schritte
- Prompt schreiben - Den Haupt-Prompt gestalten, den Ihr Workflow ergänzt
- Fähigkeiten - Die Werkzeuge kennenlernen, die Sie pro Node freigeben können
- Integrationen einrichten - Externe Systeme anbinden, die Tool-Nodes ausführen
- Agent testen - Workflows vor dem Livegang systematisch prüfen