Wissen aktualisieren
Ihr Agent beantwortet Fragen mit dem, was in der Wissensdatenbank steht — auch dann noch, wenn diese Informationen längst veraltet sind. Diese Anleitung zeigt, welche Inhalte sich automatisch aktualisieren, welche Sie selbst pflegen müssen und wie Sie einen verlässlichen Pflege-Rhythmus etablieren.
Was Sie erreichen werden
Nach dieser Anleitung können Sie:
- Einschätzen, welche Inhalte sich automatisch aktualisieren und welche nicht
- Hochgeladene Dokumente bearbeiten, ersetzen und löschen
- Website-Collections automatisch oder manuell neu crawlen
- Einen Pflege-Rhythmus für Inhalte mit Verfallsdatum aufsetzen
Voraussetzungen
- Eine bestehende Collection (Sammlung) mit Inhalten (siehe Wissen hinzufügen)
Konzept: Was aktualisiert sich von selbst — und was nicht
Die beiden Collection-Typen verhalten sich beim Thema Aktualität grundlegend unterschiedlich:
| Collection-Typ | Aktualisiert sich automatisch? | So bleiben Inhalte aktuell |
|---|---|---|
| Dokumente (Uploads) | Nein — hochgeladene Dokumente bleiben unverändert, bis Sie sie bearbeiten, ersetzen oder löschen | Manuell pflegen |
| Website | Ja, wenn Automatische Aktualisierung aktiviert ist; sonst nur bei manuellem Crawl | Auto-Refresh aktivieren oder Neu crawlen |
Wichtig: Der Agent unterscheidet nicht zwischen aktuellen und veralteten Informationen. Was in der Wissensdatenbank steht, gilt für ihn als wahr. Ein verkauftes Produkt, ein alter Preis oder eine abgelaufene Aktion werden so lange angesagt, bis Sie den Eintrag entfernen oder aktualisieren.
Hochgeladene Dokumente aktualisieren
Bei Dokument-Collections sind Sie selbst für die Aktualität verantwortlich. Drei Wege stehen Ihnen offen:
Option A: Inhalt direkt bearbeiten
Für kleinere Korrekturen (geänderte Öffnungszeiten, ein neuer Preis) müssen Sie kein neues Dokument hochladen:
- Gehen Sie zu Wissen im Dashboard und öffnen Sie die Collection
- Klicken Sie beim Dokument auf Bearbeiten
- Passen Sie Dokumentenname oder Dokumenteninhalt an
- Speichern Sie die Änderung
Der geänderte Inhalt wird neu verarbeitet und steht dem Agenten anschließend zur Verfügung.
Option B: Dokument ersetzen
Wenn eine neue Version einer Datei vorliegt (z. B. aktualisierte Preisliste als PDF):
- Öffnen Sie die Collection und klicken Sie beim alten Dokument auf Löschen
- Klicken Sie auf Dokumente hochladen und laden Sie die neue Version hoch
- Warten Sie, bis das Dokument verarbeitet wurde
Hinweis: Löschen Sie die alte Version immer zuerst. Liegen alte und neue Version gleichzeitig in der Collection, kann der Agent aus beiden zitieren — und mit etwas Pech die veraltete Antwort geben.
Option C: Dokumente löschen
Inhalte, die nicht mehr gelten (ausgelaufene Angebote, eingestellte Produkte), gehören ganz aus der Wissensdatenbank:
- Öffnen Sie die Collection
- Klicken Sie beim Dokument auf Löschen und bestätigen Sie
- Mehrere Dokumente auf einmal: markieren Sie die Dokumente in der Liste und wählen Sie Löschen
Gelöschte Inhalte stehen dem Agenten sofort nicht mehr zur Verfügung.
Website-Collections aktuell halten
Website-Collections können sich selbst aktualisieren — die Inhalte werden bei jedem Crawl komplett neu von Ihrer Website übernommen. Seiten, die Sie von der Website entfernt haben, verschwinden dabei auch aus der Collection.
So funktioniert es: Die Wissensdatenbank spiegelt den Stand Ihrer Website zum Zeitpunkt des letzten Crawls. Aktualisieren Sie zuerst die Website, dann sorgt der nächste Crawl dafür, dass der Agent die neuen Informationen kennt.
Automatische Aktualisierung aktivieren
- Öffnen Sie die Website-Collection unter Wissen
- Aktivieren Sie in den Einstellungen den Schalter Automatische Aktualisierung
- Wählen Sie ein Aktualisierungsintervall:
| Intervall | Geeignet für |
|---|---|
| Täglich | Häufig wechselnde Inhalte: Verfügbarkeiten, Bestände, Tagesangebote |
| Wöchentlich | Regelmäßig gepflegte Seiten: Preise, Leistungsübersichten |
| Monatlich | Weitgehend statische Inhalte: Unternehmensinfos, FAQ |
| Jährlich | Inhalte, die sich praktisch nie ändern |
In der Collection sehen Sie anschließend Letzter Crawl und Nächster Crawl — so erkennen Sie auf einen Blick, wie aktuell der Stand ist.
Manuell neu crawlen
Wenn Sie die Website gerade geändert haben und nicht auf den nächsten automatischen Crawl warten möchten:
- Öffnen Sie die Website-Collection
- Klicken Sie auf Neu crawlen
- Verfolgen Sie den Status — während des Crawls dreht sich das Status-Symbol, danach zeigt es Erfolg oder Fehler an
Hinweis: Zwischen zwei Crawls derselben Collection müssen mindestens 5 Minuten liegen. Details zum Crawling und zu den Crawl-Optionen finden Sie unter Website crawlen.
Pflege-Rhythmus für Inhalte mit Verfallsdatum
Manche Inhalte veralten schleichend — und fallen erst auf, wenn ein Anrufer eine falsche Auskunft bekommt. Ein fester Rhythmus verhindert das:
| Inhaltstyp | Beispiele | Empfohlener Rhythmus |
|---|---|---|
| Bestände & Verfügbarkeiten | Angebote, freie Termine, verfügbare Objekte oder Produkte | Sofort bei jeder Änderung pflegen |
| Preise & Konditionen | Preislisten, Tarife, Aktionszeiträume | Bei jeder Preisänderung + monatliche Kontrolle |
| Kontaktdaten & Personen | Ansprechpartner, Durchwahlen, Zuständigkeiten | Bei Personalwechsel + quartalsweise Kontrolle |
| Statische Infos | Unternehmensbeschreibung, Anfahrt, FAQ | Halbjährliche Kontrolle |
Bewährtes Vorgehen:
- Trennen Sie veränderliche von statischen Inhalten — legen Sie z. B. Preise und Verfügbarkeiten in eine eigene Collection. So müssen Sie bei Änderungen nur ein kleines Dokument austauschen statt alles zu prüfen.
- Verankern Sie die Pflege im bestehenden Prozess — wer die Website oder die Preisliste ändert, aktualisiert im selben Zug die Wissensdatenbank (oder stößt einen Crawl an).
- Testen Sie nach jeder Aktualisierung — stellen Sie dem Agenten eine Frage zum geänderten Inhalt, z. B. per Testanruf (siehe Agent testen).
Fehlerbehebung
Der Agent nennt weiterhin veraltete Informationen
- Prüfen Sie, ob das veraltete Dokument noch in der Collection liegt — löschen oder bearbeiten Sie es
- Bei Website-Collections: Prüfen Sie Letzter Crawl. Liegt er vor Ihrer Website-Änderung, klicken Sie auf Neu crawlen
- Prüfen Sie, ob die Information in mehreren Collections oder Dokumenten doppelt vorhanden ist — aktualisieren Sie alle Fundstellen
Der automatische Crawl scheint nicht zu laufen
- Öffnen Sie die Website-Collection und prüfen Sie, ob Automatische Aktualisierung aktiviert ist
- Prüfen Sie das gewählte Aktualisierungsintervall und den angezeigten Zeitpunkt Nächster Crawl
- Wird eine Fehlermeldung zum letzten Crawl angezeigt, prüfen Sie, ob die Website erreichbar ist, und starten Sie den Crawl mit Neu crawlen erneut
Nächste Schritte
- Wissen hinzufügen - Neue Collections und Dokumente anlegen
- Website crawlen - Website-Collections im Detail konfigurieren
- Agent testen - Aktualisierte Inhalte vor dem Livegang prüfen